Ø90 – Dataoverførsel - Lønoplysninger

Der er mulighed for at indlæse løndata til Ø90 på to forskellige måder:

1. Løn via Dataoverførsel
2. Lønposteringer overført via postkasse på IBM

Løn via dataoverførsel

Dataløn / Bluegarden (efterfølgende ”Bluegarden”) er tilsluttet som dataleverandør til Ø90 via Dataoverførsel.

Løsningen er etableret som en del af løsningen med Dataoverførsel og kræver derfor et samtykke i Ø90.

Samtykke til løn

Løsningen via Dataoverførsel kræver et samtykke, som skal oprettes på ejendommen i Ø90.

Kundenummer fra Bluegarden er på 15 cifre, sammensat af følgende oplysninger:
  Kundens CVR-nummer, kredsnummer og ejendomsnummer i Ø90 - således:
  Kundenummer: 111111112223333

1= Kundens CVR-nummer på Ø90 ejendommen (8) 
  2= Kredsnummer (3)
  3= Ejendomsnummer i Ø90 (4)
  Samtykke kan oprettes med virkning fra 1. april 2016.

Indholdet i løsningen

Løsningen med løn fra Bluegarden kræver et samtykke på ejendommen i Ø90. Kontering af løn data foregår via ”motoren” i Dataoverførsel, på samme måde som for eksempel overførsel fra grovvare virksomheder.

Identifikation i Kasseregistrering

Løn data fra Bluegarden:
 Reference id: = DA
  Referencenummer fra Bluegarden = 9405
  Mellemregningskonto = 2748 80 Lønudgift 
  Bilagsnummer = sidste 5 cifre i referencenummer fra Bluegarden.

Varetekster

Varetekst fra Bluegarden er en er på op til 40 tegn: XXYYYY ZZZZZZZZZ

XX:                Medarbejdernummer
  YYYY:            Bluegarden kontonummer
  _:                   ”blanktegn”
  ZZZ…:            Bluegarden kontotekst (maks. 33 tegn)

Forskudt indkomstår

Mapningen til Ø90 kan ikke håndtere speciel kontering af lønarter, hvis kunden har forskudt indkomstår, dvs. løn før og efter 1/1.

Medarbejdernummer / kontonummer

Der er oprettet en undergruppe på medarbejderniveau til hver enkelt medarbejder i intervallet 0-50, svarende til lønkonti på landskontoplanen.

Hvis der overføres andre medarbejdernumre, så vil mapningen resultere i overførsel til medarbejdernummer 00, og det vil kræve manuel tilretning på ejendomsniveau i Ø90 at få overført til ejendomsoprettede specifikationskonti i intervallet 51-99.

I intervallet 51-99 er der oprettet HU-grupper med en grundkontering til kt. xxxx 00, dvs. ønskes denne kontering ændret, kan det gøres ved at tilrette Hoved-undergrupperne på ejendomsniveau til ejendomsoprettede specifikationskonti til de enkelte medarbejdere.
  
  Tilretning af HU-grupper gøres i billedet Dataoverførsel gruppe til konto. Alt m+m+c. 
  På medarbejder nr. 51, 52 osv. oprettes først specifikationskontoen på ejendomsniveau i kontoplanen, herefter ændres kontonummer på HU-gruppen til specifikationskontoen. I eksemplet nedenfor fra konto 4701 00 til konto 4701 51.

HU-Grupper med specifikationskontering:

Beskrivelse af mapning til Ø90-kontonumre 

SEGES opretter mapningen af Dataoverførslen fra Bluegarden til Ø90 manuelt. Identifikationen af de leverede Økonomiske Data sker på grundlag af varetekst og medarbejdernummer.

Fra Bluegarden består varetekst dels af et kontonummer hos Bluegarden, som er med til at identificere den nøjagtige betydning af vareteksten, dels af et medarbejdernummer (to cifre som er angivet i lønsystemet af DLBR-virksomheden).

SEGES kobler varetekst fra Bluegarden til Ø90 Hoved-Under grupper i Ø90, og til hver enkelt HU-gruppe er der tilknyttet en 6-cifret Ø90 konto. De sidste to cifre i kontonummer svarer til medarbejdernummer.

I dialogen her er et eksempel på, hvorledes de 40 karakterer fra varetekst anvendes til mapningen.  

Her er varetekster vedr. løn knyttet til HU 8501-0001

Her er et eksempel på gruppe 8501 ”Løn” med tilhørende kontering

Kontering af bogføringstekster fra Bluegarden fremgår af bilag vedhæftet her: 

DataLøn - Ø90 mapning 06-2022.pdf

Variable tekster

Der er i Bluegarden mulighed for at tekste nogle bogføringstekster, og kontering heraf kan håndteres så længe, det kan styres via håndtering på Hoved-Undergrupper.

Eksempel: Husleje, eller kost & logi som er tekster der håndteres som fradrag efter skat 1-2-3.

Eksempel på kontering i Ø90:

Eksempel på bogføringstekster fra Bluegarden og mapning til Hoved-Undergruppe

I eksemplet ovenfor kan bogføringsteksten ”91 Fradrag efter skat 2” anvendes til husleje, og DLBR-virksomheden kan dernæst ændre på konteringen af HU-gruppen 8540 xx, så kontonummer rettes fra konto 4729 00 ”Folkeholds udgifter” til ”Husleje”.

Lønposteringer overført via postkasse på IBM

• Løsningen i Ø90 er åben for modtagelse af løndata - uanset afgiversystem.
• Posteringerne gøres færdige fra lønsystemet og overføres til kasseregistrering automatisk, når der sendes data til postkassen på IBM.
• Posteringer fra lønsystemer dannes som omposteringer i Ø90 og skal dermed saldere pr. dato.
• Indberetterkode er lig med “O”, svarende til Dataoverførsel
• Ajourføringskode er lig med “O” for omposteringer

Tilladelsessystemet anvendes ikke

Tilladelsessystemet anvendes ikke ved overførsel af lønoplysninger til Ø90. Lønoplysninger betragtes som oplysninger der inden for samme regnskabskontor flyttes fra et system til et andet system.  Idet der er tale om overførsel inden for samme virksomhed, så er der ikke behov for en styring via Tilladelsessystemet.

Forudsætninger for at anvende løsningen

Lønsystemerne skal leve op til stillede krav fra Ø90 vedrørende dataformater og kontroller for at kunne overføre løn posteringer til Ø90. Løsningen bygger på følgende forudsætninger/krav til lønsystemet:

• Posteringer overføres pr. lønperiode
• En forsendelse indeholder kun data til en periode
• Posteringer leveres afstemt fra lønsystem
• Bilagsnummer identificerer data fra lønprogram
• Identifikation i form af kreds- ejendoms- og CVR-nummer
• Kontering på lønarter i lønsystemet, min. 4-cifret konto
• Opdeling af posteringer før/efter 1/1
• Mulighed for genoverførsel
• Krav til fortegn
• Lønsystemet skal udlæse data via EDI i fast defineret format.
• Kommunikationsform: e-mail eller postkasse

Specifikation i Ø90

Konteringen foretages i lønsystemet. Brugeren vælger selv, om der skal være kontering på grundkonto niveau eller på specifikationskonto niveau. Hvis der ønskes kontering på specifikationsniveau, så skal der tages stilling til den sekscifrede konto i lønsystemet. Ellers overføres posteringer på grundkontoniveau.

Indberetterkode

Lønoplysninger overføres til Ø90 med indberetterkode som Dataoverførsel (“O”).

Arbejdsgang ved overførsel

Overførsel af en periodes løn til Ø90 foretages således:

• Fra lønsystemet udlæses data hver måned, og data sendes til postkasse på IBM Ø90 modtager og kontrollerer forsendelsen Data opdateres i Ø90 efter kontrol af modtagne data
• Der dannes kvitterings- og evt. fejlliste i Ø90.

Posteringsoversigtsbillede

Posteringsoversigten indeholder en linje med markering af måneder med overførte lønposteringer. Linien indeholder kvittering for posteringer på ekstern omsætning med bilagsnummer i intervallet 9400-9449.

Eksempel på oversigtsbillede:

Oversigtsbillede med linje til dokumentation for måneder med overført løn.

Kvittering i posteringsliste og revisionsliste

I posteringslistens sidste afsnit og i revisionslister udskrives bilagsnummer / lønsystem, hvis der er lønposteringer i perioden. Der findes følgende sammenhæng mellem bilagsnummer og lønsystem:

Overførsel til Ø90

Opdatering til Ø90 foretages om natten. Indsendte data opsamles i postkassen på IBM, og om aftenen efter Ø90's åbningstid bliver lønposteringer overført til Kasseregistrering i Ø90.

Stedkode

Hvis stedkode overføres fra lønsystemet bliver det opdateret på posteringerne, ellers anvendes forvalgt stedkode fra ejendomskontoplanen, jf. generelle regler om gennemlæsning fra lands-/kredsniveau.

Øvrige forvalgskoder påsættes også ud fra forvalg på ejendomskontoplanen (virksomheds- person- og produktionsgrenskode).

Genoverførsel

Hvis det viser sig, at lønsystemet har overført fejlramte posteringer, så skal lønsystemet kunne levere en ny forsendelse.

Hvis der er tale om genoverførsel, så bliver tidligere overførte lønposter for den pågældende periode, slettet i forbindelse med en ny overførsel fra lønsystemet.

Slet overførte løndata

Lønposteringer i Ø90 slettes bedst ved at genoverføre periodens data fra lønsystemet og således erstatte tidligere overførte lønposteringer.

Sletning kan foretages ved at erstatte med en tom periode. Efterfølgende genoverførsel af perioden fra lønsystemet skal være med genoverførselskode blank.

I Ø90 er der også mulighed for at slette posteringer overført fra lønsystemer ved først at ophæve låsen på ejendommen via Kreds ”Ophæv lås på ejendom”. 

Når der har været slettet posteringer via Ø90, og lønposteringer ønskes overført til Ø90 igen, så er det muligt på en af følgende måder:

1. Periodens løn skal overføres som en erstatning til den oprindelige periode. (suppleringskode på lønposteringer skal være “1")
2. Periodens løn skal overføres som et supplement til den oprindelige periode. (suppleringskode på lønposteringer skal være “2")

Kontering af lønarter

Nedenfor fremgår den anbefalede kontering af lønarter. Anvendes denne kontering, giver det mulighed for at afstemme årets posteringer med felterne på oplysningssedlen.

Bemærk: For sommerregnskaber er der særlige konti til løn efter 1/1.

Kontroller ved modtagelse i Ø90

Inden opdatering i Ø90 bliver de modtagne data kontrolleret. Hvis der er graverende fejl afvises data, men hvis der kun er tale om bemærkninger, så overføres posteringerne til Ø90.

Fejl i afsender

Eksempler på fejl i overførsel af løn til Ø90:

Fejl:
“Kredsnummer ukendt, eller mangler. Data er afvist.”

Årsag:

Kan skyldes at kredsnummer ikke er oplyst i lønsystemet

Kan skyldes forkert kredsnummer

Årsag:    
  Hvis ejendomsnummer ikke findes i Ø90
  Hvis ejendomsnummer mangler i lønsystemet
  Hvis forkert ejendomsnummer er påført i lønsystemet

Årsag:
  Hvis CVR-nummer mangler i Ø90 eller i lønsystemet
  Hvis CVR fra lønsystem ikke stemmer med CVR på ejendommen i Ø90Fejl i afstemning

Afstemningsfejl

Fejl:
“Afstemningsfejl for perioden xx.xx.xx - xx.xx.xx på x.xxx.xxx.xx kr.  Saldo er opdateret på fejlkonto 7999 08.”

Årsag:
Periodens omposteringer skal stemme. Hvis der er en difference, konteres differencen på fejlkonto 7999 08. Fejlen kan skyldes, at der mangler kontonummer på nogle lønarter i lønsystemet.

Kontrol på perioder

Fejl:
“Bemærk: Der er ikke overført posteringer for bilag xxxx i foregående periode - Kontroller, om der eventuelt mangler posteringer.”

Årsag:
Ved overførsel kontrolleres, at tidligere periode er overført, så der ikke bliver “huller” i overførslen. Hvis en ejendom får overført lønposter, men der ikke findes posteringer til foregående periode udskrives bemærkning på ejendommen. Kontroller om der mangler lønposteringer for foregående måned.

Fejl:
“Bemærk: Der er tidligere overført posteringer for bil..."