Summax - FAQ - Arkiv
Summax - FAQ - Arkiv
Sidst opdateret:
Indhold
De mest stillede spørgsmål om brug af Summax Arkiv vil vi her forsøge at svare på – har du spørgsmål, som mangler på listen, er du altid velkommen til at kontakte support@intercount.dk
Hvad er arkivet?
Med hensyn til bogføringen vil en stor del af bilagene blive overført elektronisk. Dette omhandler ca. 80 % af bilagene. De resterende 20 % kan ved hjælp af en almindelig scanner og en særlig teknik gøres elektroniske. Det er muligt ved hjælp af en speciel teknik at indscanne alle bilag og påsætte dem ”tags”, som gør dokumenterne levende og søgbare. Dette kan bruges ved alle papir-bilag, uanset hvor gamle de er.
Derudover er det muligt at lave interaktion til Ø90. Det betyder, at alle bilag er tilgængelige ved hjælp af et klik - enten fra revisionslisten eller direkte fra kasseregistreringen.
Der er tilknyttet en unik mail-adresse til arkivet. Det betyder, at du kan videresende eller modtage mails med dokumenter direkte til din arkiv indbakke.
Kan alle bruge arkiv?
Du behøver ikke at få lavet dine regnskaber i Ø90 for at drage nytte af arkivets fordele. Dog er der en særlig fordel ved samtidig at benytte Ø90, da der sker en interaktion imellem de to platforme.
Hvad koster arkivet?
Prisen er individuelt bestemt alt efter, hvilken DLBR–virksomhed du kontakter. Se de forskellige DLBR-virksomheder her.
Hvordan kommer jeg i gang med e-faktura og arkiv?
Du kontakter en DLBR-virksomhed se her. De vil derefter sætte systemet op til lige netop dine behov, og du er kørende.
Sammenkobling mellem Arkiv og e-faktura
Posteringerne får, når de er overført til bogføringen, påsat et bilagsnummer samt link til bilaget på arkivet. Med hensyn til varegældsposter bliver der automatisk oprettet mellemregningskonti til hver enkelt leverandør. Denne konto bliver automatisk modregnet, når bilaget betales (= når bankfilen indlæses).
Hvordan laver man bilagsnumre, og hvordan holdes revisionssporet?
Hvordan fungerer mail til arkiv?
Det fungerer på den måde, at de mails, som bliver sendt til summax, vil blive fordelt imellem brugerne hvert hele kvarter. De kommer ind i indbakken, hvor alle vedhæftede filer i mailen, samt selve mailen, bliver til hvert sit dokument i indbakken. Emnefeltet fra mailen kommer til at stå i afsenderfeltet ved alle dokumenterne fra samme mail.
Med mailløsningen slipper du for at skulle uploade dokumenter. Du kan blot nøjes med at videresende mailen direkte fra din egen indbakke. Mailservicen kører hvert hele kvarter, så det kan godt vare lidt, efter mailen er afsendt, til den modtages i arkivet.
Træk dokumenter direkte fra mail
Hvad er match og hvordan fungerer det?
- Du kigger i arkivet, hvor bilaget har fået tildelt et bilagsnummer. Dette tastes i kasseregistreringen. Herefter skal bilaget linkes til arkivet. Herved har du sammenkædet postering og bilag, og revisionssporet er på plads.
- Ved hjælp af indlæsning af bankdata bliver alle poster fra bankfilen holdt op imod arkivet. Findes der en betalingsdato og et beløb, som hænger sammen, bliver postering og bilag kædet sammen. Dette sker helt automatisk, inden bankfilen overføres. De posteringer, hvorpå der ikke er et bilagsnummer, skal efterfølgende matches manuelt.
- ”Find bilag i arkiv” er en dialog, som kan åbnes i Ø90 i forbindelse med konteringen. Det er en fordel at søge på betalingsart i dialogen ”Find” (F5) før dialogen ”Find bilag i arkiv” aktiveres. Fordi dialogen ellers ikke springer over dataoverførselsposteringer, når der matches og/eller springes til næste. Dialogen viser de bilag der endnu ikke er posteringer på. Hvis der ikke er et beløb, der passer, kan periode, beløb og tekst udvides i søgningen. Når det rigtige dokument er fremsøgt, kan link og bilagsnummer overføres til kasseregistrering ved hjælp af ”Link” knappen, og du kan gå til næste postering uden at lukke dialogen.
Hvordan får jeg mine eksisterende papirbilag ind i arkivet?
Fakturaer enkeltvis
Mange fakturaer
Da faktura lavet i Ø90 har sin helt egen bilagsserie, er det ikke nødvendigt at have en faktura siddende som bilag sammen med betalingen. Et alternativ kan derfor være, at man ikke tager fakturaerne med i arkiv som regnskabsbilag og linker til dem.
De er som udgangspunkt at finde i fakturadelen i Ø90, hvor man kan se dem og søge i dem. Dog er det en god ide at have alle bilagene i arkivet, så man har dem, hvis man fx afmelder Ø90, da man efterfølgende stadig skal gemme en kopi.
Vi foreslår, at der sendes en samlet fil til økonomi-mappen i arkivet. Enten pr. år eller pr. kvartal. På denne måde er de gemt, og man glemmer dem ikke i en ophørssituation.
Proceduren er følgende:
Stå i Ø90 Fakturering og søg fx alle fakturaer for 1. kvartal 20xx. Vælg herefter ”Rediger” og ”Marker alle”:
Hvordan får jeg mine egne fakturaer ind i arkivet fra Ø90?
Vælg udskriv og vælg 'PDFCreator' i stedet for en printer og tryk ok:
Der laves nu en fil for hver faktura, men vælger man 'Samle alle' får man mulighed for at samle det til 1 fil:
Herefter vælges 'Gem'.
Når du har gemt dine fakturaer på din computer, kan du uploade dem til arkivet på helt normal vis via drag & drop eller via mail til NemFaktura.
E-faktura som betales via kontoudtog
Som udgangspunkt anbefales det IKKE at betale e-fakturaer via et kontoudtog.
Hvis e-fakturaer er betalt via et kontoudtog, skal posteringen deles ud på hver enkelt e-faktura i kasseregistrering, så der ikke ligger dokumenter i regnskabsbilagsmappen, der ikke er linkede. Hvis ikke alle dokumenter linkes, vil de blive ved med at blive vist under ”Klar til link”.
Hvordan skriver du kommentarer på bilag?
I ”Klar til link” kan der stå kreditnotaer, men disse kan ikke fremsøges i kasseregistreringen
Fritekstsøgning
”Vis dokument” rykker uden for skærmbilledet
Er der scroll’et helt ned i bunden af arkivet, og et dokument åbnes, og vinduet derefter forsøges at gøres større, hopper vinduet helt op i toppen, og knapperne kan ikke tilgås.
Anbefaling: Anvend ”Esc” for at komme retur til arkivet, opdater siden(F5) og vinduet vises normalt igen.
Forkert visning af mappeindhold
Det skyldes formentlig, at du har haft lavet en kolonnesøgning inden. Vi oplever kolonnesøgning kan have svært ved at ”glemme” søgeresultatet ved skift mellem arkivmapper og i kombination med andre typer af søgning.
Vi anbefaler, at du bruger ”F5” til at opfriske siden og derved få vist det rigtige indhold i arkivmappen igen.