Det her skal du vide, inden du går i gang

• Samlebilag – Når du samler flere bilag, bliver de samlet under ét bilag, som hedder samlebilag.
• Underbilag – De bilag, som du samler under et samlebilag, hedder underbilag.
• Samlebilag kan kun bruges i Summax og kan ikke vises i InterCount.

Eksempler på situationer, hvor du med fordel kan oprette samlebilag

Du har en faktura, hvor beløb på en modtaget kreditnota modregnes i din betaling. Her kan du samle  fakturaen med tilhørende kreditnota og registrere det betalte beløb og betalingsdato på samlebilaget.

Du har en række fakturaer fra f.eks. Bygma, XL-Byg eller Davidsen, men betaler ét beløb ud fra et kontoudtog. Med Samlebilag kan du samle alle fakturaer, der fortæller, hvad der er købt, og kontoudtoget i ét samlebilag, der repræsenterer betalingen.

  Du har modtaget en faktura fra DLG og en specifikation på medicin fra DLG Vet i hver sin PDF-fil. Du kan med Samlebilag samle specifikationen med tilhørende faktura i ét bilag. Eksemplet kunne også væ-re en faktura fra DCC energi og en specifikationsside på forbruget i hver sin PDF. De vil kunne samles i et samlebilag.

Sådan finder du funktionen ”Opret samlebilag”

Når du skal oprette et samlebilag, skal du stå i mappen Regnskabsbilag. Det er kun fra denne mappe, du kan oprette samlebilag.

• Gå til e-arkiv.
• Vælg mappen Regnskabsbilag.
• Vælg ”Funktioner”.
• Du kan også højreklikke på bilaget.
• Vælg ”Opret samlebilag” i dropdown-menuen.
• Marker de bilag i mappen Regnskabsbilag, som du vil samle.
• Tryk på ”Funktioner”.
• Vælg ”Opret samlebilag”.
• Du kan nu se samlebilaget i oversigten

Sådan ændrer du fakturadato på underbilag

• Stå i det vindue, der åbner, når du har valgt de underbilag, der skal samles til ét samlebilag.
• Rediger datoen direkte i boksen.
• Hvis du er ved at oprette et samlebilag og har ændret på fakturadatoen på dine underbilag, vil de ændringer stadig være gemt, selvom du vælger at annullerer oprettelsen af samlebilaget.

Sådan ændrer du totalbeløb, afsenderinfo og betalingsdato  

• Stå i det vindue, der åbner, når du har valgt de underbilag, der skal samles til et samlebilag.
• Du kan redigere hhv. beløb, dato og tekst i felterne ”Beløb på det nye samlebilag”, ”Betalingsdato på det nye samlebilag” og ”Afsenderinfo på det nye samlebilag” nederst i boksen.

Bilag, som ikke kan samles

    Disse bilag kan ikke samles i et samlebilag:

• Bogført e-faktura.
• Bilag linket til Ø90 (i).
• Et bilag, som allerede er et samlebilag.
• Et bilag, som allerede er et underbilag.

Hvis du forsøger at samle nogle af de bilag i et samlebilag, bliver de vist på en liste nederst i boksen med overskriften: ”Følgende er det ikke muligt at samle:”. I kolonnen ”Forklaring” kan du se, hvorfor bilaget ikke kan samles.

Sådan ser dine samlebilag ud

• Et samlebilag vises i oversigten med et S i kolonnerne ”Bilag” og ”Arkivdato”.
• De bilag, som nu er blevet til underbilag, kan ikke længere vælges individuelt ved afkrydsning.  

Du kan stadig åbne bilaget ved at trykke på forstørrelsesglasset i højre side.

• Hvis du vælger overblikket ”Alle” kan du se alle bilagstyper, som f.eks. almindelige bilag, samlebilag, underbilag og e-fakturaer.

Sådan ser du bilagsnummeret

Se bilagsnummeret i e-arkiv under ”Vis dokument”, når du har åbnet bilaget

• Hvis dokumentet er et samlebilag, kan du se selve samlebilaget i fanen yderst til venstre.
• Hvis du vælger ”Forrige” eller ”Næste” i højre side, springer du eventuelle underbilag over.

Se bilagsnummeret i Ø90 eller i e-bogføring

• Hvis dokumentet er et samlebilag, kan du se selve samlebilaget i fanen yderst til venstre.
• Hvis bilaget er et samlebilag, vil underbilagene blive vist ved siden af.
• Underbilagene bliver vist i rækkefølge, så det nyeste underbilag står først.
• Hvis der er bilag uden fakturadato, bliver de vist i stigende bilagsnummerorden.
• Du kan se underbilagets fakturadato, når du holder musen over det.

Samlebilag eller underbilag fra mappen Regnskabsbilag kan ikke flyttes

Hvis du forsøger at flytte et samlebilag eller et underbilag til en anden mappe, får du vist følgende besked:

Før du kan flytte disse bilag væk fra mappen Regnskabsbilag, skal samlebilaget skilles ad igen.

Skil samlebilag ad

• Klik på ”Funktioner” eller højreklik på samlebilaget.
• Tryk ”Ja” i boksen, hvor du bliver spurgt, om du vil ophæve de valgte samlebilag.
• Underbilagene bliver ikke slettet, men blot lavet til almindelige bilag igen.
• Hvis samlebilaget er linket til posteringer i Ø90/e-bogføring, skal du fjerne linket, før du kan ophæve det.  

Samlebilag kan ikke sendes til godkendelse

Hvis du bruger funktionen Godkend bilag, er det vigtigt, at du får underbilagene godkendt der først. Du kan ikke sende et samlebilag til godkendelse. 

Når underbilag ikke vises i ”Vis dokument”

I Regnskabsbilagsoversigten kan du vælge en periode at søge dokumenter indenfor.

I ”Vis dokument” er det vigtigt, at den valgte periode passer med underbilagets dato. Ellers får du vist følgende besked:

For at du kan få vist det ønskede underbilag i ”Vis dokument”, skal du tilbage til oversigten og udvide perioden.

Find vejledningen til funktionen Opret samlebilag i Summax som PDF her.