Ø90 – Dataoverførsel – Lønoplysninger LESSOR

Lønposteringer overført via Postkasse

Løsningen i Ø90 er åben for modtagelse af løndata - uanset afgiversystem.

Posteringerne gøres færdige fra lønsystemet og overføres til kasseregistrering automatisk, når der sendes data til postkassen på KMD.

Posteringer fra lønsystemer dannes som omposteringer i Ø90 og skal dermed saldere pr. dato.
Indberetterkode er lig med “O”, svarende til Dataoverførsel
Ajourføringskode er lig med “O” for omposteringer

Reference ID-nummer:
9404 Lessor Løn

Samtykke anvendes ikke

Overførsel af lønoplysninger via postkasse til Ø90 betragtes som oplysninger, der inden for samme DLBR-virksomhed flyttes fra et system til et andet system.  Idet der er tale om overførsel inden for samme virksomhed, er der ikke behov for adgang via samtykke.

Forudsætninger for at anvende løsningen

Lønsystemerne skal leve op til stillede krav fra Ø90 vedrørende dataformater og kontroller for at kunne overføre lønposteringer til Ø90. Løsningen bygger på følgende forudsætninger/krav til lønsystemet:
•    Posteringer overføres pr. lønperiode
•    En forsendelse indeholder kun data til en periode
•    Posteringer leveres afstemt fra lønsystem
•    Bilagsnummer identificerer data fra lønprogram
•    Identifikation i form af kreds- ejendoms- og CVR-nummer
•    Kontering på lønarter i lønsystemet, min. 4-cifret konto
•    Opdeling af posteringer før/efter 1/1
•    Mulighed for genoverførsel
•    Krav til fortegn
•    Lønsystemet skal udlæse data via EDI i fast defineret format.
•    Kommunikationsform: e-mail eller postkasse

Specifikation i Ø90

Konteringen foretages i lønsystemet. Brugeren vælger selv, om der skal være kontering på grundkontoniveau eller på specifikationskontoniveau. Hvis der ønskes kontering på specifikationsniveau, skal der tages stilling til den sekscifrede konto i lønsystemet. Ellers overføres posteringer på grundkontoniveau.

Arbejdsgang ved overførsel

Overførsel af en periodes løn til Ø90 foretages således:
•    Fra lønsystemet udlæses data hver måned, og data sendes til postkasse på KMD
•    Ø90 modtager og kontrollerer forsendelsen
•    Data opdateres i Ø90 efter kontrol af modtagne data
•    Der dannes kvitterings- og evt. fejlliste i Ø90

Opdatering til Ø90 foretages om natten. Indsendte data opsamles i postkassen på KMD, og om aftenen efter Ø90's åbningstid bliver lønposteringer overført til Kasseregistrering i Ø90.

Stedkode

Hvis stedkode overføres fra lønsystemet, bliver det opdateret på posteringerne, ellers anvendes forvalgt stedkode fra ejendomskontoplanen jf. generelle regler om gennemlæsning fra lands- kredsniveau.
Øvrige forvalgskoder påsættes også ud fra forvalg på ejendomskontoplanen (virksomheds-, person- og produktionsgrenskode).

Genoverførsel

Hvis det viser sig, at lønsystemet har overført fejlramte posteringer, så skal lønsystemet kunne levere en ny forsendelse.
Hvis der er tale om genoverførsel, så bliver tidligere overførte lønposter for den pågældende periode slettet i forbindelse med en ny overførsel fra lønsystemet.

Slet overførte løndata

Lønposteringer i Ø90 slettes bedst ved at genoverføre periodens data fra lønsystemet og således erstatte tidligere overførte lønposteringer.
Sletning kan foretages ved at erstatte med en tom periode. Efterfølgende genoverførsel af perioden fra lønsystemet skal være med genoverførselskode blank.
I Ø90 er der også mulighed for at slette posteringer overført fra lønsystemer ved først at ophæve låsen på ejendommen via Kreds ”Ophæv lås på ejendom”.

Når der har været slettet posteringer via Ø90, og lønposteringer ønskes overført til Ø90 igen, så er det muligt på en af følgende måder:
1.    Periodens løn skal overføres som en erstatning til den oprindelige periode. 
       (suppleringskode på lønposteringer skal være “1")

2.    Periodens løn skal overføres som et supplement til den oprindelige periode. 
       (suppleringskode på lønposteringer skal være “2")

Kontering af lønarter

Nedenfor fremgår den anbefalede kontering af lønarter. Anvendes denne kontering, giver det mulighed for at afstemme årets posteringer med felterne på oplysningssedlen.

Bemærk: For sommerregnskaber er der særlige konti til løn efter 1/1.

Kontroller ved modtagelse i Ø90

Inden opdatering i Ø90 bliver de modtagne data kontrolleret. Hvis der er fejl, afvises data. Hvis der er tale om bemærkninger, så overføres posteringerne til Ø90.

Eksempler på fejl i overførsel af løn til Ø90:
“Kredsnummer ukendt, eller mangler. Data er afvist.”
Årsag:
Kan skyldes at kredsnummer ikke er oplyst i lønsystemet. Kan skyldes forkert kredsnummer

“Ejendomsnummer ukendt, eller mangler, data fra ejendommen er afvist, øvrige data er overført.
Kredsnr:    Ejendomsnummer:    CVR-nummer:”
Årsag:    
Hvis ejendomsnummer ikke findes i Ø90:
Hvis ejendomsnummer mangler i lønsystemet
Hvis forkert ejendomsnummer er påført i lønsystemet

“Ejendomsnummer og CVR-nummer på lønoplysninger svarer ikke til oplysningerne i Ø90. Data fra ejendommen er afvist, øvrige data er overført.
Kredsnr:    Ejendomsnummer:    CVR-nummer:”
Årsag:
Hvis CVR-nummer mangler i Ø90, eller i lønsystemet
Hvis CVR fra lønsystem ikke stemmer med CVR på ejendommen i Ø90Fejl i afstemning
Afstemningsfejl

“Afstemningsfejl for perioden xx.xx.xx - xx.xx.xx på x.xxx.xxx.xx kr.  Saldo er opdateret på fejlkonto 7999 08.”
Årsag:
Periodens omposteringer skal stemme. Hvis der er en difference, konteres differencen på fejlkonto 7999 08. Fejlen kan skyldes, at der mangler kontonummer på nogle lønarter i lønsystemet.
Kontrol på perioder

“Bemærk: Der er ikke overført posteringer for bilag xxxx i foregående periode - Kontroller om der eventuelt mangler posteringer.”
Årsag:
Ved overførsel kontrolleres, at tidligere periode er overført, så der ikke bliver “huller” i overførslen. Hvis en ejendom får overført lønposter, men der ikke findes posteringer til foregående periode udskrives bemærkning på ejendommen. Kontroller om der mangler lønposteringer for foregående måned.

“Bemærk: Der er tidligere overført posteringer for bilag xxxx til perioden. Posteringerne er opdateret.”
Årsag:
Der findes allerede posteringer overført fra lønsystemet for den pågældende periode på ejendommen.

Øvrige kontroller
I øvrigt kontrolleres posteringer i forhold til Ø90 på følgende punkter:
•    Grundkonto findes ikke: Posteringer sættes på fejlkonto.
•    Specifikationskonto findes ikke: Posteringer opdateres på kontoen med bemærkning
•    Identifikation af afgiver (bilagsnummer) ukendt: Data afvises
•    Stedkode findes ikke: Bemærkning, stedkode opdateres ikke.

Forsendelse 

Lønposteringer overføres til Ø90 via postkasse på KMD. Uanset hvilket lønsystem regnskabskontoret anvender, er det samme postkasse, løndata skal sendes til: “8920455”.

Forsendelse via mail
Forsendelse via mail over Internettet foretages ved at sende løndata i en vedhæftet fil til følgende adresse: c850@lecedi.lec.dk Der kan maks. sendes 1 vedhæftet fil pr. forsendelse.
Navngivningen af den vedhæftede fil skal være xxxxxxxx.EDI, hvor x er valgfrie værdier.
Det forudsættes, at data pr. forsendelse maks. fylder 10MB, og at afsenders mailsystem kan håndtere tilsvarende størrelser. (Der kan være gateways, som ikke supporterer 10MB).
Når data er modtaget i postkassen, sendes en kvittering retur til afsender:

Eksempel på kvittering for at løndata er modtaget på KMD:
M1XLQZ2900 HDXLQZ2900 785592010-1    8920455    LØN-Ø90
M2XLQZ2900 001 OK - forsendelse modtaget          
Hvis kvitteringen ikke modtages, skal DLBR-virksomheden rette henvendelse til KMD eC ServiceCenter via ecsc@kmd.dk. Oplys hvilken e-mailadresse DLBR-virksomheden anvender ved overførsel til Ø90.

Specielle forhold ved lønoverførsel

Lessor Løn
Posteringsdato er dato for finanskonteringen. Datoen er styret af brugeren og kan være samme dato som dispositionsdato. Alle posteringer for samme lønkørsel får samme posteringsdato.
Omkørsel kan foretages, hvis der bliver behov for at sende data igen. Der findes et leverancenummer i Lessor, som identificerer de enkelte lønkørsler.