Ø90 - Selskaber - Overførsel til Erhvervsstyrelsen

Overførsel til Erhvervsstyrelsen

Virksomheder, der er omfattet af regnskabsklasse B samt C, og som skal indsende deres årsrapport til Erhvervsstyrelsen efter årsregnskabsloven, kan anvende løsningen i Ø90 til digital indsendelse af årsrapporten i InlineXBRL-format også kaldet iXBRL-format.

InlineXBRL er et format, som tillader, at XBRL-data indlejres direkte i HTML-dokumenter. Konkret betyder det, at der ikke eksisterer hhv. en PDF- og XBRL-fil, som skal stemme overens, men derimod kun ét dokument, som både er menneske- og maskinlæsbart, og hvor selve opmærkningen bliver mere overskuelig ved brug af evt. visningsværktøjer.

Ø90 kommunikerer direkte med Erhvervsstyrelsens system ved hjælp af en webservice (system til systemløsning), som Erhvervsstyrelsen stiller til rådighed. Det betyder, at når årsrapporten er bestilt og dannet i en PDF-version, vil der ved overførsel blive dannet en årsrapport i iXBRL-format samt en særskilt XML-fil med XBRL-data, nettoomsætning og anvendt digitalt bogføringssystem. Filerne vil herefter blive afleveret til Erhvervsstyrelsen i en arbejdsgang.

Årsrapporten i iXBRL-format journaliseres og offentliggøres hos Erhvervsstyrelsen (CVR.dk). Filen med nettoomsætning behandles fortroligt og offentliggøres ikke, men bruges til Erhvervsstyrelsens kontrol af regnskabsklasse samt korrekt til- eller fravalg af revision.

Arbejdsgang 

1)     Opret samtykke til at aflevere regnskab til Erhvervsstyrelsen (Gøres i Menu > Ejendom > Samtykker).  
        Ø90 som afgiver. Modtager Erhvervsstyrelsen.

Regnskabet må ikke være låst for færdiggørelse (skal evt. låses op).

VIGTIGT! Kontroller ALTID at virksomhedsoplysningerne er ajourført før der bestilles og overføres. Tjek ALTID at sidst bestilte PDF-udgave af årsrapporten er i 100% overensstemmelse med den underskrevne årsrapport samt årsrapporten i iXBRL-format.

Ved overførsel til Erhvervsstyrelsen sker der både en teknisk og forretningsmæssige modtagelseskontrol af årsrapporten, og der bliver tjekket om bestemte oplysninger som f.eks. at regnskabsaflæggende virksomheds CVR-nummer er til stede eller om poster i balancen måtte have en værdi, som er mindre end nul. Der kan læses mere om kontrollerne her: https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-teknisk-vejledning-og-dokumentation-regnskab-20-kontroller

Følgende oplysninger skal være indtastet for at kunne indsende årsrapporten digitalt:

En del af nedenstående oplysninger vil allerede findes i Ø90 og langt de fleste hentes fra stamdata – beregninger og udskrifter – Virksomheds- eller Erklæringsoplysninger, hvor de som udgangspunkt skal være indtastet fysisk på ejendomsniveau, medmindre andet står nævnt nedenfor.

• Navn på virksomhed, der indsender (indsendende virksomhedsnavn). Hentes fra kredsniveau (regnskabskontorets navn og adresse), hvis ikke der er indtastet i virksomhedsoplysninger under punktet Revisor. OBS. Ved Andre erklæringer uden sikkerhed eller Ingen bistand se nedenfor vedr. indsender.
• Adresse – vej og nr. på virksomhed, der indsender (indsendende virksomheds adresse, vej og nummer). Hentes fra kredsniveau (regnskabskontorets navn og adresse), hvis ikke der er indtastet i virksomhedsoplysninger under punktet Revisor. OBS. Ved Andre erklæringer eller Ingen bistand uden sikkerhed, se nedenfor vedrørende indsender.
• Adresse – postnummer og by på virksomhed, der indsender (indsendende virksomheds adresse, postnummer og by) Hentes fra kredsniveau (regnskabskontorets navn og adresse), hvis ikke der er indtastet i virksomhedsoplysninger under punktet Revisor. OBS. Ved Andre erklæringer uden sikkerhed og Ingen bistand, se nedenfor vedr. indsender.
• Revisionsvirksomhedens CVR-nummer og revisors unikke identifikationsnummer, MNE-nummer. Tastes i Virksomhedsoplysninger. Tjekkes kun ved revisionspåtegning og Erklæring om udvidet gennemgang. Husk revisornummer skrives med mne foran nummer (0-9 cifre og uden mellemrum)
• Regnskabsaflæggende virksomheds CVR-nummer. Hentes altid fra ejendommens stamdata.
• Regnskabsaflæggende virksomhedsnavn, adresse m.v.  Hentes fra ejendommens stamdata og skal kun indtastes i Virksomhedsoplysninger, hvis det er/skal være forskelligt fra det, der står i ejendommens stamdata.
• Generalforsamlingsdato. Tastes altid i Virksomhedsoplysninger.
• For- og efternavn på dirigent for generalforsamlingen. Tastes i Virksomhedsoplysninger.
• Angivelse af virksomhedens regnskabsklasse. Regnskabsklasse B (2) er automatisk sat som standard.

For speciel angivelse af virksomhedens regnskabsklasse er det for virksomheder, der skal følge eller har valgt at følge Regnskabsklasse C muligt at der rettes fra ”Regnskabsklasse B” til ”Regnskabsklasse C, mellemstor virksomhed” eller ”Regnskabsklasse C, stor virksomhed”. Det er vigtigt at værdien ”2” i kolonnen Oplysning ændres til ”3”. 

Generalforsamlings- og revisors underskriftsdato skal skrives i et af følgende formater:

9. september 2024
9/9 2024
09-09-2024
09/09/2024
9 september 2024
2024-09-09
09.09.2024

De samme datoformater, men uden årtusind, f.eks. 9. september 24. Alle andre datotyper kan fejle. F.eks. vil datoformatet 20/3 – 2025 fejle, ligesom en ikke tilsigtet stavefejl vil.

Vær opmærksom på at der ikke kommer ekstra mellemrum mellem dag, måned eller år i et datoformat.

Generelt gælder, at alle datoer, der er indtastet i Virksomheds- eller erklæringsoplysninger, skal have et af ovenstående dato formater.

OBS Generalforsamlingsdato hentes ikke automatisk som bestillingsdato <Best_Dato>, men skal tastes i virksomhedsoplysninger. Vær derfor opmærksom på at indtastet generalforsamlingsdato ikke må være før bestillingsdatoen for årsrapporten, da generalforsamlingsdatoen kan komme til at ligge før dato for ledelsens godkendelse af årsrapport og/eller revisionsdato, hvis disse ikke også er indtastet direkte i virksomhedsoplysninger, men hentet som bestillingsdato <Best_Dato>. Det anbefales derfor at taste alle datoer i Virksomheds- og Erklæringsoplysninger.

Endvidere skal det være revisor (og ikke skattekonsulenten), der står skrevet først under afsnittet Revisor i Virksomhedsoplysninger. Revisors navn (XBRL-taksonomien tillader pt. kun ét revisornavn) skal indtastes som første navn under Revisor. Ved ekstern revisor skal indtastning ske under dette punkt.

Hvis der er valgt Andre erklæringer uden sikkerhed eller Erklæring fravalgt/ Ingen bistand, og revisor ikke skal fremgå i årsrapporten, skal den indsendende virksomheds navn, adresse, postnummer og by indtastes i Virksomhedsoplysninger som ’Navn revisionskontor 2’, ’Adresse revisionskontor 2’ og ’Postnummer og by revisionskontor 2’ (under punktet Revisor). Kolonnen Oplysning skal stå med Nej.

2)     Bestil regnskab (bestillingsnr. 540 eller 543 i udgave H i bestillingsbilledet – Menu > Færdiggørelse > Bestil regnskab).
        OBS! På kredsniveau skal udgave H under elektronisk aflevering af regnskab være sat til J (ja).    

3)     Åbn opgaveoversigten for at låse driftsopgaven for opgørelse og færdiggørelse (kan åbnes fra opgavevalg ved at
        trykke [Ctrl+p].

4)     Åbn Overfør regnskab (Menu > Administration > Overfør regnskab). Under Vis Regnskaber vælges Årsrapport og evt.
        indtastes år i feltet År (primodato, år på regnskabsperioden). Marker Godkend og forlad linje.

5)    Der åbnes en række bekræft-dialoger, inden der overføres direkte til Erhvervsstyrelsen. Bemærk, at det i første dialog
       samtidig er muligt at få tilsendt en kopi (til mail) af årsrapporten i iXBRL-format.

6)    Når Årsrapporten er korrekt overført uden fejl til Erhvervsstyrelsen, vil der komme et J i Accept Kolonnen, og rækken
       låses i billedet. I meddelelsesfeltet vil der stå, at Årsrapporten er nu overført til Erhvervsstyrelsen (Overførsel OK).

Når overførslen er gennemført, modtages der med det samme en statusbesked til Ø90 fra webservicen. Hvert kald eller overførsel til Erhvervsstyrelsens webservice vil returnere en statuskode, tekst og evt. detaljer, der beskriver resultatet af overførslen.

Det er muligt at tilgå Erhvervsstyrelsens forretningsregler direkte fra billedet Overfør regnskaber. Klik på knappen øverst i billedet. Dette kan være nødvendigt for at få en nærmere beskrivelse af, hvorfor årsrapporten er blevet afvist i modtagekontrollen.

Ved korrekt modtagelse af årsrapporten sender Erhvervsstyrelsen automatisk en kvittering til indsenderen. Hvis det ikke fremgår, hvem der har indsendt årsrapporten, sendes kvitteringen til virksomheden på dennes adresse i CVR-registret. Virksomheden eller indsenderen kan først forvente at modtage kvitteringen op til to uger efter indsendelsen, men i den mellemværende periode er det muligt selv at undersøge, om årsrapporten er offentliggjort på CVR.dk. I langt de fleste tilfælde sker det med det samme.

Ved fejlbesked skal der efter rettelse bestilles et nyt regnskab, før ny overførsel kan finde sted.
Er driftsopgaven blevet låst for færdiggørelse, skal der låses op, før der kan bestilles et nyt regnskab.

Hvis der er behov for at genoverføre en årsrapport (omgørelse), kan det ikke ske igen direkte fra Ø90, men skal ske via Regnskab 2.0 Special på www.virk.dk, Det kræver, at årsrapporten vedhæftes i iXBRL-format, og der enten uploades den supplerende XBRL-fil (required_information_XBRLxxx med oplysninger om nettoomsætning og bogføringssystem eller værdien/oplysningerne indtastes. 

For at få tilsendt en kopi af årsrapporten i disse formater, skal funktionen ”Modtag kopi af XBRL regnskab” i billedet ”Overfør regnskaber” benyttes.

Funktionen kan kun benyttes/vælges på en ikke-godkendt (låst række) overførsel til Erhvervsstyrelsen. Når der er en overførsel klar (evt. efter genbestilling), vælges funktionen, og i den dialog, der åbnes, står, hvilken mailadresse kopierne sendes til. Denne mailadresse kan overskrives, hvis anden mailadresse ønskes. Når der klikkes på OK, sendes en kopi af årsrapporten i iXBRL-format sammen med den supplerende instans. Vær opmærksom på at modtagekontroller ved indsendelse til Erhvervsstyrelsen her ikke er gennemført. Dette er pt. Ikke teknisk muligt.

Som udgangspunkt skal årsrapporten i iXBRL-format, hvor valideringsfejlen:

” Statuscode    =50 StatusText()  = Der er allerede registreret et regnskab for dette CVR-nummer i denne periode - der kan ikke registreres mere end et regnskab for samme periode StatusDetail()=Der er 2024-04-17, indberettet en årsrapport for CVR-nummer 99999609, for perioden 2024-01-01 - 2024-12-31.
Du er ved at indberette en ny årsrapport for samme periode for dette CVR-nummer.” indsendes/ afleveres via Regnskab 2.0 Special

Ved aflevering via Regnskab Special vil Erhvervsstyrelsens system reagere, da systemet har registreret, at der tidligere er indsendt et regnskab for virksomheden og perioden. Der vil derfor blive bedt om udfyldelse af blandt andet en tekstboks med en redegørelse for, hvorfor der genindsendes.

Funktionen Modtag kopi af XBRL-regnskab, kan eventuelt også bruges, hvis der er fejl på webservicen og ikke fejl på Regnskab 2.0. på Virk.dk. Det anbefales også at bruge denne funktion til visuel kontrol af årsrapporten i iXBRL-format inden indsendelse.

Hvis årsrapporten afleveres via Virk.dk, så er det muligt via Funktioner - Afleveret via Virk.dk at få markeret årsrapporten som afleveret via Virk.dk. Dette er ikke et krav, men kan anbefales som best practice.

Hensigten er her at kunne give afleveringen samme status (låst) i Ø90, som afleveret direkte fra Ø90. Dog med en bemærkning om at den er afleveret via Virk.dk.

Ved Teknisk fejl kontakt Ø90 support.

Eksempler på fejl

Nedenfor følger nogle eksempler på Fejlbeskeder, der kan komme retur fra Erhvervsstyrelsen: 

StatusCode = 99
Der er opstået en fejl – kontakt venligst Erhvervsstyrelsen.

Eller
Statuscode    =99
StatusText()  =
StatusDetail()=Fejl i filformat

Forklaring:
Der er en teknisk fejl hos Erhvervsstyrelsen. Kontakt Ø90 support eller tjek evt. selv for driftsmeddelelse på Virk.dk under Regnskab 2.0 (digital indberetning af årsrapport til Erhvervsstyrelsen).

StatusCode  =50
StatusText()=Der er allerede registreret et regnskab for dette CVR-nummer i denne periode - der kan ikke registreres mere end et regnskab for samme periode
StatusDetail=Der er 2020-05-23, indberettet en årsrapport for CVR-nummer 99999997, for perioden 2019-01-01 - 2019-12-31.

Forklaring:
Du er ved at indberette en ny årsrapport for samme periode for dette CVR-nummer.

StatusCode  =10
StatusText()=XBRL dokumentet kan ikke valideres
StatusDetail=cvc-datatype-valid.1.2.1: 'Århus, den <Best_Dato>' is not a valid value for 'date'
cvc-complex-type.2.2: Element 'arr:SignatureOfAuditorsDate' must have no element [children], and the value must be valid.

Forklaring:
Der er skrevet Århus (sted), men ikke nogen dato i feltet for Revisors underskrift, dato. Der skal skrives en dato.

StatusCode  =10
StatusText()=XBRL dokumentet kan ikke valideres
StatusDetail=cvc-datatype-valid.1.2.1: '9. maj  2020' is not a valid value for 'date'.
cvc-complex-type.2.2: Element 'arr:SignatureOfAuditorsDate' must have no element [children], and the value must be valid.

Forklaring:
Der er for meget mellemrum mellem måned (maj) og år (2020). Kan være svært at se, men tjek i virksomhedsoplysninger.
<arr:SignatureOfAuditorsDate contextRef="duration_only">9. maj   2020</arr:SignatureOfAuditorsDate>

StatusCode  =10
StatusText()=XBRL dokumentet kan ikke valideres
StatusDetail=cvc-datatype-valid.1.2.1: '16. juni 2019' is not a valid value for 'date'.
cvc-complex-type.2.2: Element 'gsd:DateOfGeneralMeeting' must have no element [children], and the value must be valid.

Forklaring:
Der er tastet forkert datoformat for generalforsamling. Da det er en årsrapport for kalenderåret 2019 er datoen før regnskabsperiodens afslutning (december 2019) eller efter afleveringsfristen for regnskabet (juni 2020). Eller der er for meget space/mellemrum mellem måned (juni) og pr (2019).

Statuscode    =24
StatusText()  =Indberetningen resulterede i én eller flere advarsler. For at ignorere og indberette på trods af disse advarsler, sendes rapporten igen sammen med det netop returnerede 'token'.
StatusDetail()=ADVIS: FR54: Den anførte registrerede kapital (Registreret kapital mv./fsa:ContributedCapital) [55.000] skal stemme overens med den i styrelsen registrerede kapital [50.000].

Forklaring:
Den anførte registrerede virksomhedskapital i regnskabet skal stemme overens med den i Erhvervsstyrelsen registrerede kapital. Selskabet har ikke opdateret CVR med den nyeste værdi.

Statuscode    =24
StatusText()  =Indberetningen resulterede i én eller flere advarsler. For at ignorere og indberette på trods af disse advarsler, sendes rapporten igen sammen med det netop returnerede 'token'.
StatusDetail()=ADVIS: FR55: Hvis der tidligere er indberettet en periode med slutdato umiddelbart før den aktuelle valgte primodato, bør forrige regnskabsperiode være angivet. Tidligere periode er fundet [01-07-2019 - 30-06-2020]

Eller

Statuscode =24 
StatusText() =Indberetningen resulterede i én eller flere advarsler. For at ignorere og indberette på trods af disse advarsler, sendes rapporten igen sammen med det netop returnerede 'token'. 
StatusDetail()=ADVIS: FR57: Sammenligningstal for forrige periode mangler eller er ugyldige. Følgende regler skal overholdes for sammenligningstallene: 

<ul><li>Årets resultat (i resultatopgørelsen) skal være udfyldt</li> 
<li>Egenkapitalen i balancen skal være udfyldt</li> 
<li>Aktiver skal angives og må ikke være negative</li> 
<li>Passiver skal angives og må ikke være negative</li> 
<li>Aktiver skal være lig Passiver</li> </ul>

Forklaring:
Der er på nogle ejendomme fejl med manglende eller ugyldige sammenligningstal for selskaber, hvor der er indtastet, rettet eller blevet ændret i sidste års tal (forrige regnskabsperiode). Aktiver er f.eks. lig med passiver i selve årsrapporten (PDF-udgave), men i den digitale årsrapport er de desværre ikke lig. Fejlen (Advarslen) vil også komme, hvis aktiver eller passiver er negative. Kontakt O90support.

StatusCode  =-1
StatusText()=
StatusDetail=Der kan ikke overføres til Erhvervsstyrelsen

Forklaring:
Der er en teknisk fejl hos SEGES (IBM) eller opdateringer hos Erhvervsstyrelsen. Kontakt Ø90 support eller tjek evt. først selv for en driftsmeddelelse på Virk.dk under Regnskab 2.0 (digital indberetning af årsrapport til Erhvervsstyrelsen).