Summax - FAQ - Bilag på vej

Her vil vi forsøge at svare på de spørgsmål vedr. ’Bilag på vej’ som vi ofte modtager via support.

Hvor længe er mine bilag om at komme ind i Summax?

Vi har 3 vigtige tidsgrænser for bilagenes vej ind i Summax via Nemfaktura.

1. Basisbilag skal aflæses indenfor 1 time
2. Plus-bilag skal aflæses og konverteres til efaktura indenfor 24 timer
3. Plus-bilag, der mangler oplysninger, behandles manuelt og har udover de 24 timer yderligere 3 hverdage. 

Du har tre indgange til ’Bilag på vej’

• Du kan tilgå ”Bilag på vej” ved at gå til e-faktura og der vælg ’Bilag på vej’
• Du kan tilgå ’Bilag på vej’ ved at gå til e-arkiv og der vælge ’Bilag på vej’
• Hvis du er i Ø90, når du vil tilgå ’Bilag på vej’ skal du stå i opgavevalg og trykke på knappen *Bilag på vej’ øverst til højre eller trykke [ctrl+J]

Du kan se dine bilag i "Bilag på vej" så snart de er modtaget i Centraladministrationen og du kan derfra følge dem, indtil de er synlige i Summax. 

• De farvede lamper i Status-kolonnen i ”Bilag på vej”, fortæller, hvor langt i processen bilaget er. Der er 4 farver og et ikon
  • Grå, rød, gul, grøn og et blåt ikon for Plus bilag.
    

Hvorfor er mit basisbilag ikke landet efter få minutter, som det plejer?

• Normalt tager det ikke lang tid før et Basis bilag lander i e-arkiv i Summax, men når der er mange bilag undervejs på samme tid eksempelvis i perioden op til moms, så kan det forlænge bilagets rejsetid.
• Et Basis bilag må være op til en time om at lande i Summax, men det er yderst sjældent det tager så lang tid.

Et Plus bilag kan tage op til 4 arbejdsdage om at lande i Summax.

Det første døgn må vores leverandør bruge på at OCR afløfte og efterfølgende have et valideringsteam til at tjekke om de afløftede data er korrekte. Normalt er det dog kun 3-5 timer denne proces tager, men når der er mange bilag undervejs på samme tid eksempelvis i perioden op til moms, så kan det forlænge bilagets rejsetid.

De næste 3 arbejdsdage er kun i brug, hvis bilaget ikke automatisk er blevet konverteret til en e-faktura. Så har SEGES teamet 3 arbejdsdage til manuelt at hjælpe bilaget igennem til Summax som en e-faktura eller sende det til regnskabsbilagsmappen som en pdf med en kommentar om bilaget ikke kunne konverteres. I perioder hvor der ikke sendes så mange bilag igennem vil bilagene normalt være håndteret hurtigere end de 3 arbejdsdage.  

Som DLBR kan du også hjælpe bilaget på vej, se vejledning her