Summax – Vilkår for DLBR Summax e-arkiv og autobogføring

Aarhus 27. januar 2022

Ved oprettelse af samtykke til DLBR e-arkiv betragtes nedenstående vilkår som accepteret af kunden

E-arkiv er en web-løsning til elektronisk arkivering og visning af virksomhedsrelaterede dokumenter

SEGES Innovation P/S udvikler og vedligeholder web-løsningen Summax.

DLBR er et landsdækkende samarbejde mellem rådgivnings- og viden virksomheder.

Registrering og brug af e-arkiv

E-arkiv kan kun anvendes af kunder i DLBR. For at blive oprettet som bruger af e-arkiv skal kunden, eller dennes DLBR-rådgiver, oprette et ”samtykke” til DLBR Summax e-arkiv.
Når samtykket er oprettet, vil kunden normalt have adgang til e-arkiv næste dag. Login til Summax' e-arkiv foregår via DLBR-Fælleslogin (DLI login).

Servicering af DLBR e-arkiv

Kundeservice om anvendelse af e-arkiv leveres som udgangspunkt af DLBR virksomheden. Teknisk support leveres af SEGES Innovation P/S på o90support@seges.dk

Brugerrettigheder

E-arkiv må kun anvendes i forbindelse med kundens egen virksomhed.

Det er kundens ansvar at administrere, hvem der har adgang til e-arkiv. Det er op til kunden at aftale individuelt med brugere af e-arkiv, hvad en adgang må benyttes til.

Adgangen administreres via ”Adgang for andre brugere” fra Landmand.dk. Uddelegeret adgang til DLI-brugere giver både læse- og skriveadgang. Denne adgang kan til enhver tid tilbagekaldes.

For medarbejdere ansat i rådgivningsvirksomheder under DLBR gælder, at de er pålagt en tavshedspligt i medfør af etiske regler.

DLBR-virksomheden kan etablere adgang til e-arkivet for den medarbejder, der er ansvarlig for behandling af dine regnskabsdata. Medarbejderen vil udelukkende få adgang til relevante regnskabsbilag.

Ved underskrift af vilkår nedenfor giver du således DLBR-virksomheden tilladelse til:

• At DLBR-virksomheden må anmode SEGES Innovation P/S om at give den medarbejder, der er ansvarlig for behandlingen af dine regnskabsdata i DLBR-virksomheden, adgang  til e-arkivet i Summax.
• At DLBR-virksomheden må gemme alle eksisterende oplysninger og dokumenter i e-arkivet i det omfang, DLBR-virksomheden finder det relevant.

Immaterielle rettigheder

SEGES Innovation P/S og DLBR har alle rettigheder til e-arkiv. Enhver krænkelse af SEGES Innovation P/S' og DLBR’s rettigheder betragtes som væsentlig misligholdelse af vilkår for anvendelse, hvilket medfører, at adgangen til e-arkiv lukkes uden varsel.

Abonnementspriser

DLBR-virksomheden fastsætter og oplyser kunden om den til enhver tid gældende prisliste og betalingsfrist for tilslutning og brugsret til e-arkiv.

Manglende betaling, trods påkrav med betalingsfrist, betragtes som misligholdelse og medfører, at adgangen til e-arkiv lukkes uden varsel.

Opbevaring

Kunden beholder ejerskab til alt materiale, der er sendt til e-arkivet.
Der er på nuværende tidspunkt ikke mængdemæssig begrænsning på antal dokumenter, der kan uploades til arkivet.

E-arkiv er tilgængeligt 24 timer i døgnet alle ugens 7 dage, dog afbrudt af kortvarig systemopdatering i tidsrummet kl. 01:30 til 02:30. SEGES Innovation P/S forbeholder sig ret til uden varsel at foretage ændringer og fejlrettelser i produktet. I forbindelse med systemopdatering vil adgangen til produktet være kortvarigt afbrudt.

Sletning af indhold i e-arkiv er permanent. Når kunden bekræfter at slette noget af indholdet, vil en sletning resultere i en permanent fjernelse af indholdet.

Dokumenter gemmes i e-arkivet, så længe abonnementet er aktivt. Ved abonnementets ophør slettes alle dokumenter efter 5 år.

Opsigelse

Skriftlig opsigelse af abonnement til e-arkiv foretages til udgangen af et kalenderår og med mindst 4 måneders varsel. Opsigelse sendes til DLBR-virksomheden.

Ophør

Ved ophør af egen virksomhed vil e-arkiv fortsat kunne anvendes, så længe kundeforholdet til DLBR består, og abonnementet er aktivt.

Ophør af kundeforhold til DLBR-virksomheden betragtes som opsigelse, og adgangen til e-arkiv lukkes ved udgangen af december måned det pågældende år. Kunden skal selv sørge for at flytte dokumenter til senere brug væk fra e-arkivet, før kundeforholdet til DLBR ophører.

Dokumenter fra e-arkivet kan sendes til en e-mail eller downloades til pc eller andet elektronisk medie.

Ved ophør af abonnement lukkes adgangen til e-arkiv ved udgangen af december måned det pågældende år.

Når abonnementet er ophørt, opbevares materialet i yderligere 5 år. Efter udløbet af december måned i opsigelsesåret, er DLBR-virksomheden berettiget til at opkræve et beløb for at give kunden adgang til materialet igen.

Ansvar

SEGES Innovation P/S er ansvarlig for fejl ved e-arkiv i forhold til dansk rets almindelige betingelser for erstatningsansvar.

Et eventuelt erstatningskrav kan dog ikke overstige den årlige abonnementspris for kunden.

SEGES Innovation P/S kan ikke på noget grundlag gøres ansvarlig for driftstab, tab af omsætning, forventet fortjeneste, tabt arbejdsfortjeneste eller noget andet direkte eller indirekte tab, uanset årsag.

Ovennævnte ansvarsfraskrivelse gælder ligeledes produktansvar, i det omfang ufravigelige lovbestemmelser ikke er til hinder for en sådan fraskrivelse.

Backup og datasikkerhed

Produktet e-arkiv er omfattet af de nyeste algoritmer til styring af sikkerhed og backup på de i lande indenfor EU centralt placerede databaser, som vedligeholdes af IBM Global Services.

Kunden er forpligtet til at holde eget it-udstyr - samt programmer til opkobling via internet - opdateret og forpligtet til at sikre, at der er installeret og aktiveret et antivirus program samt at holde det opdateret.

SEGES Innovation P/S gennemfører teknisk vedligeholdelse af produktet, så e-arkiv er ajourført, så produktet kan anvendes på de mest udbredte versioner af web-browsere og smartphones.

Ændring af vilkår

SEGES Innovation P/S og DLBR-virksomheden forbeholder sig ret til at foretage ændringer i ovenstående vilkår.
Vilkår er senest opdateret den 27. januar 2022.

Virksomhedens CVR-nummer:                     _________________________________________

DLI-bruger:                                                 _________________________________________

Ø90 nummer:                        _________________________________________

Navn:             _________________________________________

Adresse:         _________________________________________

Postnr.:          _____________                     By:_________________________________________

_____________________                             ____________________________________________

Sted/Dato                                                  Underskrift virksomhedsejer