Billedet "Fakturaindtastning" anvendes til at udarbejdelse og forsendelse af fakturaer. Billedet er delt op i en rude til indtastning af kundeoplysninger og en rude til indtastning af vareoplysningerne. Disse oplysninger bliver summeret i summeringsruden, hvor de aktuelle beløb i alt, altid vil være at finde.

I denne vejledning beskrives hvordan en faktura udarbejdes, bogføres og sendes til kunde - enkelt via brev, PDF eller som e-faktura. Vejledningen angiver ”den røde tråd” i faktureringsmodulet. Vejledningen omhandler billedet Fakturaindtastning.  

Vejledning vedr. andre billeder eller dialoger, som anvendes ved fakturering kan findes ved at anvende F1, der hvor problemet eller spørgsmålet opstår.

HUSK: Anbefalet arbejdsgang for regnskabskontoret ved opstart af en ejendom ved anvendelse af faktureringsmodulet

1. Indtast brugerens bankoplysninger i dialogen Indbetalingsmåde 
2. Tjek udskriftsskabeloner 
3. Kontrollere at de rigtige udskriftsskabeloner er tilvalgt i dialogen Stamdata faktura 
4. Start faktureringen.

Godt råd til opdatering af udskriftsskabeloner, indbetalingsmåder og betalingsbetingelser – udlæs kunder fra Ø90 via Udlæs til Excel og indlæs kunderne igen i Ø90 via Indlæs kunder/varer.

Generelt er alle relevante informationer vedr. fakturering i Ø90 samlet på www.O90.dk under Service og vejledning – Ø90 Online.

Mulige kontointervaller i faktureringsmodulet

I faktureringsmodulet er der begrænsning på hvilke kontonumre, der er mulige at anvende. Begrænsningen har til formål at hjælpe med at anvende de ”rigtige” faglige konti. Der er to ”sæt” af brugbare kontonumre, hvor antallet af konti er forskellige. Som udgangspunkt er Ø90 indrettet med kontosættet, der ses til venstre i nedenstående tabel. Ønskes der mulighed for flere konti, er det muligt at ændre de supplerende oplysninger under billedet Stamdata [ALT]+[M]+[N]+[S]. I faktureringsmodulet behandles kontointervallerne: 

De konti, der er markeret med rød og kursiv, er alle oprettet på kontoplanen, og er automatisk en del af varekartoteket og kundekartoteket. Dvs. at det er muligt at fakturere på en kunde "2229 98 Diverse kunde", uden at denne kunde skal oprettes på den enkelte ejendom.

De konti der er markeret med gul, er alle ændringer i forhold til, de kontointervaller der ”normalt” anvendes i faktureringsmodulet. Behovet for at anvende de ekstra kontointervaller kunne være i forbindelse med afregning eller videresalg. 

Overblik

Billedet er delt op i 7 dele, hvilke ruder kan ses nedenfor: 

1. Trykknapper
2. Kundeoplysninger 
3. Vareoplysninger
4. Summeringslinie
5. Notat
6. Igangværende arbejde
7. Meddelelsesfelt

Se skærmbillede for yderligere forklaring til opdeling af billedet.

Opdelingen af billedet i ruder gør det nemmere at forstå den efterfølgende vejledning. 

Del 1 – Trykknapper

Der er mange funktioner i billedet "Fakturaindtastning", de funktioner der anvendes mest har en funktionsknap. Desuden har de funktioner eller faciliteter, der er mulige via Menuen, ikke en trykknap.

Del 2 – Kundeoplysninger 

Området med Kundeoplysninger indeholder både kundeoplysninger og fakturaoplysninger. Det er muligt at ændre en del af oplysningerne direkte i billedet – eks. kan den valgte "Betalingsbetingelse" ændres via kald af dialogen med F4 og Overfør. I feltet "Udskriftstype" er det også muligt at kalde en dialog og ændre værdien i feltet via Overfør.

Det er også muligt at kalde "Kundelisten" direkte fra billedet, og overføre de ønskede kundeoplysninger. Desuden er det muligt at taste manuelt i felterne.

Fakturadatoen udfyldes default med den fakturadato, der var anvendt ved sidste bogførte faktura. Desuden beregnes "Betales senest" ud fra de valgte betalingsbetingelser.

Kendes kunden ud fra, at telefon nr. er oprettet som kundens kunde nr. er det muligt at få autoudfyldt kunden. Det gør arbejdsgangen mere enkel – tast en værdi i feltet "Kunde nr.", skip ud af feltet og kunden er nu automatisk udfyldt. 

Det er muligt at kalde Kundelisten direkte fra billedet og overføre de ønskede kundeoplysninger. Desuden er det muligt at taste manuelt i felterne.

Feltet "Status" giver mulighed for at få et overblik over den enkelte faktura. Der er fem mulige tilstande:

·     Kladde er en blanket, som ikke er bogført (funktionen bogfør).

·     Ikke udskrevet er en blanket, som er bogført (funktionen bogfør), men ikke udskrevet.

·     Ikke sendt er en blanket, som er bogført (funktionen bogfør), men ikke sendt (elektronisk – eFaktura).

·     Udskrevet er en blanket, som er bogført og udskrevet.

·     Sendt er en blanket, som er bogført og sendt elektronisk eFaktura.

Er status en af de fire nederste – ikke "Kladder" – vil alle oplysningerne i billedet være låst for redigering. Oplysningerne på fakturaen er overført til Kasseregistrering og evt. sendt ud til kunde, derfor er det ikke muligt at redigere disse oplysninger. 

Feltet "Type" anvendes til at beslutte om blanketten er en kladde eller et tilbud. Vælges der værdien Tilbud, vil udskriftsskabelonen vedr. tilbud blive anvendt. Bogføres et tilbud – funktionen Bogfør, bliver et tilbud til en faktura eller en kreditnota. Det er summeringsbeløbet "Pris i alt m. moms" der afgør, om det er en faktura eller en kreditnota. 

Det er muligt, at kalde en dialog med F4 fra de felter der har en lyseblå baggrundsfarve. Værdien i det felt F4 kaldes fra, tages med ind i den enkelte dialog via knappen ”overfør”.

Det er ikke muligt at redigere i felterne – "Status" og "Faktura nr." – i alle andre felter er det muligt, at indtaste oplysninger.

Feltet "Kundetekst" anvendes kun til fremsøgning af Kunden. Indtast en et søgeord i feltet og anvend F4 – Kundelisten vil kaldes og vil foretage en filtrering af kunderne ud fra det indtastede søgeord. Er kunden fundet skal feltet ikke anvendes. Skal kundeteksten på kunden opdateres, skal fanebladet "Kundetekst" anvendes.

Det er ikke muligt at redigere i felterne – "Status" og "Faktura nr." – i alle andre felter er det muligt at taste oplysninger.

Felterne "Betalingsbetingelse" og "Udskriftstype" er default udfyldt med en værdi ved opstart af en ny faktura. Defaultværdien i feltet "Betalingsbetingelse" kan ændre i dialogen Betalingsbetingelser, dialogen kan tilgås med [Ctrl+E]. Defaultværdien i feltet "Udskriftstype" kan ændres i dialogen Stamdata faktura, dialogen kan tilgås via Menu < Ejendom < Stamdata faktura. 

 Del 3 – Vareoplysninger

Det er muligt at kalde dialogen "Varelisten" og overføre de ønskede vareoplysninger. Det er muligt at ændre de overførte vareoplysninger direkte i billedet. Ligeledes er det muligt at taste vareoplysningerne ind i billedet.

Der er mulighed for at udarbejde to forskellige linietyper med vareoplysninger:

·     Varelinie

·     Tekstlinie

En tekstlinie er en linie med oplysninger – udfyldelse af "Varebetegnelse" med mulighed for flere. Det er kolonnen "Salgspris" der styrer, om det er en tekstlinie eller en varelinie. Er "Salgspris” udfyldt med en værdi over 0,- er linien en varelinie. Det gør det muligt at udarbejde de tekstlinier, der er ønskeligt, endvidere er det muligt at udarbejde blanke linier. En blank linie udarbejdes ved hjælp af et tast på mellemrumstasten i kolonnen "Varebetegnelsen".

Placering af tekstlinien på udskriften er ud fra placeringen i billedet fakturaindtastning og momskoden på tekstlinien. Alle tekstlinier med momskode 9 vil blive samlet under varelinierne, der ikke er momsbelagt. Skal en tekstlinie flytte op til en varelinie, der er momsbelagt på udskriften, skal momskoden ændres. Denne udfordring er kun ved anvendelse af varelinier med momskode 9.

Det er muligt at kalde en dialog med F4 fra de felter, der har en lyseblå baggrundsfarve. Værdien i det felt F4 kaldes fra tages med ind i den enkelte dialog.

Det er ikke muligt at redigere i kolonnerne – "Salgspris i alt" og "Rabat i alt" – i alle andre kolonner er det muligt, at indtaste oplysninger.

Det er muligt at kalde dialogen "Varelisten" og overføre de ønskede vareoplysninger. Det er muligt at ændre de overførte vareoplysninger direkte i billedet. Ligeledes er det muligt at taste vareoplysningerne ind i billedet.

Del 4 – Summeringslinie

Det er ikke muligt at redigere i de fem felter i summeringsdelen. De fem felter er følgende:

·     Momspligtig i alt

·     Ej momspligtig i alt

·     Moms i alt

·     Rabat i alt

·     Pris i alt m. moms

Alle beregninger – resultater som mellemregninger - afrundes med 2 decimaler.

Momspligtig i alt

Værdien i feltet findes ved at summere værdien i feltet "Pris i alt" i alle varelinier i "Vareoplysninger" som har momskode 1 eller 2 i feltet momskode. 

Ej momspligtig i alt

Værdien i feltet findes ved at summere værdien i feltet "Pris i alt" i alle varelinier i "Vareoplysninger", som har momskode 9 i feltet momskode. 

Moms i alt

Værdien i feltet findes ved at summere værdien i feltet "Pris i alt" i alle varelinier i "Vareoplysninger", som har momskode 1 eller 2 i feltet momskode og gange værdien med gældende momssats (25 %). 

Rabat i alt

Værdien i feltet findes ved at summere værdien i feltet "Pris i alt" i alle varelinier i "Vareoplysninger" og gange med rabatsatsen pr. varelinie.

Pris i alt inkl. Moms

Værdien i feltet findes ved at summere værdien i feltet "Pris i alt" i alle varelinier i arbejdsblokken, som har momskode 1, 2 eller 9 i feltet momskode. Plusværdien i feltet findes ved at summere værdien i feltet "Pris i alt" i alle varelinier i arbejdsblokken, som har momskode 1 eller 2 i feltet momskode gange med gældende momssats.

Del 5 – Kundetekst 

Kundetekst er et faneblad, der giver mulighed for at indtaste nogle kundetekst oplysninger på kunden. Dvs. der er en kundetekst pr. kunde – det er samme kundetekst, der ses i dialogen Opret kunde og i billedet Fakturaindtastning. Kundeteksten kommer ikke ud på udskriften, og dermed er kundeteksten til internt brug i arbejdsgangen. 

Del 6 – Igangværende arbejde 

Igangværende arbejde er et faneblad, hvor alle kladder og tilbud på den aktuelle kunde vil være at finde. Det gør det muligt at skifte mellem forskellige kladder eller tilbud, der skiftes vha. genvejen [ALT+V+B] eller via menuen, når fokus er på den ønskede kladde eller tilbud på fanebladet "Igangværende arbejde".

Ønskes faktura eller kreditnota på kunden, skal disse findes via Fakturalisten. Det er også muligt at fremsøge kladder og tilbud via Fakturalisten og på tværs af kunderne.

Del 7 – Meddelelsesfelt

Alle fejlmeddelelser og advarsler i billedet vil være at finde i dette felt. Fejlmeddelelserne i forbindelse med funktionen "Bogfør" vil være specifikke for den varelinie de omhandler. De fejlramte linier vil være markeret med rød farve, og enkelte advarsler kan accepteres med F3.

Opstart – Indlæs kunder/varer

Der er behov for indtastning af enkelte oplysninger, inden den første faktura kan udarbejdes. Den første oplysning, der skal tastes, er Indbetalingsmåde – den måde kunden skal foretage indbetalingen på. Desuden skal der vælges en betalingsbetingelse – som bruges til at beregne, hvornår seneste betalingsfrist er, ud fra fakturadatoen.  

Det er nu muligt at fakturere, hvor Diverse kunden og Diverse varen vil blive koblet til de indtastede kunde- og vareoplysninger. Hvis kunden eller varerne gemmes i kunde- eller varelisten, er det muligt at genbruge disse oplysninger ved næste faktura.

Det er muligt at indtaste oplysningerne i vare- og kundekartoteket på 2 forskellige måder:

·     Manuel indtastning

·     Automatisk Indlæsning

Den manuelle indtastning skal gøres via dialogerne "Opret kunde!" og "Varelisten", hvor det er muligt at indtaste de ønskede oplysninger. 

 Den automatiske indlæsning kan ske via billedet "Indlæs kunder/varer". Det er muligt at indlæse varekartotek og kundedatabase, der er udlæst til en CSV fil. Indlæsningen vil ske ud fra et filter, der er oprettet filtre på landsniveau til de fleste typer CSV filer.

Anbefalet arbejdsgang

 I dette afsnit beskrives de forskellige arbejdsgange, der er mulighed for ved udarbejdelsen af en faktura eller kreditnota. Når man ønsker at oprette faktura i Ø90, kan man udover billedet "Fakturaindtastning" få brug for:

·         Opret kunde. Her oprettes kunder i kundekartoteket. Dialogen findes i Ø90 under Funktioner i billedet 

·         Kundeliste. Her fremsøges kunder i kundekartoteket. Dialogen findes i Ø90 under Funktioner i billedet 

·         Vareliste. Her fremsøges og oprettes varen i varekartoteket. Dialogen findes i Ø90 under Funktioner i billedet 

·         Fakturaliste. Her fremsøges tidligere kladder. Dialogen findes i Ø90 under Funktioner i billedet

2.1 Lyn faktura

I dette afsnit beskrives, hvordan en faktura oprettes trin for trin. Hvis der er brug for en mere detaljeret beskrivelse henvises til afsnit 3. 

• Vælg Fakturaindtastning
• Tryk på "Ny faktura" eller ”Opret/ret kladde” i værktøjslinien
• Indtast kundenavn i feltet "Navn"
• Indtast evt. antal varer
• Indtast evt. varebetegnelse
• Indtast salgspris
• Check faktura dato og betales senest dato
• Anvend evt. Vis udskrift [Ctrl+U]
• Tryk på "bogfør"
• Udskriv [Ctrl+P]
• Check postering i Kasseregistrering

2.2 Overfør fra dialoger

I dette afsnit beskrives, hvordan en faktura oprettes trin for trin. Hvis der brug for en mere detaljeret beskrivelse henvises til afsnit 3. 

• Vælg Fakturaindtastning
• Tryk på "Ny faktura" eller ”Opret/ret kladde” i værktøjslinien
• Tryk F4 i feltet "Kunde nr."
• Indtast søgekriterier og anvend F5 
• Tryk Overfør med fokus i den ønskede kunde
• Flyt fokus til Vare nr.
• Tryk F4 i vare nr.
• Indtast søgekriterier og anvend F5
• Tryk Overfør med fokus i den ønskede kunde
• Ønskes flere vare overført
  • Indtast søgekriterier og anvend F5
  • Sæt markering i kolonne "Overfør til faktura"
  • Tryk Overfør 
• Indtast evt. antal
• Check faktura dato og betales senest dato
• Anvend evt. Vis udskrift [Ctrl+U]
• Tryk på "bogfør"
• Udskriv [Ctrl+P]
• Check postering i Kasseregistrering

2.3 Autoudfyld

I dette afsnit beskrives, hvordan en faktura oprettes trin for trin. Hvis der brug for en mere detaljeret beskrivelse henvises til afsnit 3. 

• Vælg Fakturaindtastning
• Tryk på "Ny faktura" eller ”Opret/ret kladde” i værktøjslinien
• Indtast Kunde nr. i feltet "Kunden nr."                    
• Skift fokus til feltet "vare nr." i arbejdsblokken
• Indtast evt. antal
• Indtast vare nr. 
• Indtast evt. flere varer
• Check faktura dato og betales senest dato
• Anvend evt. Vis udskrift [Ctrl+U]
• Tryk på "bogfør"
• Udskriv [Ctrl+P]
• Check postering i Kasseregistrering

3. Udarbejdelse af en faktura

Afsnittet beskriver, hvorledes der udarbejdes en ny faktura. Hvordan er arbejdsgangen, og hvilke muligheder er der ved forskellig brug af systemet? Hvad er de nødvendige oplysninger på en faktura? Kundeoplysninger skal eller hentes som det første.

3.1 Default værdier

De sidste fire felter vedr. "Kundeoplysningerne" er altid udfyldt med en default værdi (De fire default udfyldte felter er beskrevet nedenfor). Det skulle gerne gøre det hurtigere at få udarbejdet en faktura. Værdierne i alle fire felter kan altid manuelt ændres via brug af F4 og overfør. Endvidere kan indholdet i felterne skifte værdi ved overførsel af en kunde til "Fakturaindtastningsbilledet".

Indbetalingsmåde

Værdien i dette felt kommer fra den linie, hvor der er sat en markering i kolonnen "Vælg" i dialogen "Indbetalingsmåde". Dialogen kommer automatisk ved opstart af fakturamodulet på en ejendom, det anbefales at udfylde dialogen med de ønskelige informationer med det samme. Dialogen vil ikke komme automatisk frem, hvis der er udarbejdet en indbetalingsmåde i aktuel dialog eller en faktura.

Ønskes værdien ændret – anvend F4.

Betalingsbetingelse

Værdien i dette felt kommer fra den linie, hvor der er sat en markering i kolonnen "Vælg" i dialogen "Betalingsbetingelse". Der er oprettet 6 betalingsbetingelser på landsniveau, disse kan ikke rettes. Det er muligt, at tilføje nye betalingsbetingelser. Betalingsbetingelse "Netto 8 dage" er default valgt som aktiv, denne markering kan frit ændres.  

Ønskes værdien ændret – anvend F4.

Leveringsadresse

Værdien i dette felt er leveringsadressen på kunden, værdien skal derfor ændres/tilføjes via dialogen "Opret kunde". Det er muligt at have 3 forskellige leveringsadresser på kunden, men der skal være en aktiv – dvs. have en markering i aktivfeltet under fanebladet "Leveringsadresser" i dialogen "Opret kunde".

Er der oprettet mere end 1 leveringsadresse på kunden, er det muligt at tilvælge disse på den enkelte faktura ved at anvende F4. Ved brug af F4 kommer en dialog, hvor der er mulighed for at overfører den ønskede leveringsadresse på kunden til den konkrete faktura. Hver kunde kan have tilkoblet 3 leveringsadresser, hvor en af de tre leveringsadresse kan være markeret aktiv. Markeringen på eksempelvis leveringsadresse 2, gør at det er den, som anvendes ved Ny faktura på kunden.

Ved udarbejdelse af en faktura på kunden, skal ydelsen ikke leveres ved den ”normale” leveringsadresse, men ved leveringsadresse 3. Ændringen af leveringsadresserne gøres ved at anvende F4 i feltet ”Leveringsadresse” i billedet Fakturaindtastning og sæt fokus på den ønskede leveringsadresse og anvende Overfør.

Udskriftstyper 

Værdien i dette felt kommer fra den aktive valgte skabelon, denne er valgt via dialogen "Opret kunde". Værdien kan dog redigeres via F4 – dialogen "Åbn skabelon" og overfør. 

Der er 7 skabelongrupper:

·     Faktura, kreditnota og kladder

·     Girokort

·     Tilbud

·     Kontoudtog

·     Kundeliste

·     Vareliste

·     Debitorliste

Det er muligt at udarbejde op til 10 skabeloner indenfor hver af de syv skabelongrupper, skabelonerne kan oprettes på lands-, kreds- og ejendomsniveau. Der er default oprettet minimum en skabelon på hver skabelongruppe, der kan tages udgangspunkt i, ved evt. oprettelse af en ny skabelon. Se vejledning til billedet "Opsætning udskrifter". 

Det er muligt via dialogen "Stamdata faktura", at vælge hvilken konkret skabelon der er standarden indenfor hver af de syv skabelongrupper.

Skabelongruppen vedr. Tilbud vælges hvis værdien i feltet "Type" er sat til Tilbud, og tilbuddet ikke er Bogført. Så snart et tilbud bogføres vil skabelongruppe vedr. "Faktura, kreditnota og kladde" eller "Girokort" blive anvendt.

Det er den aktive/valgte Indbetalingsmåde, der afgør om det er skabelongruppen vedr. "Faktura, kreditnota og kladde" eller "Girokort", der skal anvendes. Er der valgt en "Indbetalingsmåde", hvor typen er "Betaling via Giro" vil skabelongruppen "Girokort" blive anvendt. Er der valgt en anden type i "Indbetalingsmåde" – "Bankoverførsel eller "IBAN overførsel" anvendes skabelongruppen "Faktura, kreditnota og kladde".

Værdien kan frit ændres mellem grupperne "Faktura, kreditnota og kladde", Girokort" og "Tilbud".

3.2 Funktionen "Ny faktura"

Ny faktura opretter en ny kladde, hvor default værdierne – se afsnit 3.1 – vil blive udfyldt. Fakturadatoen er også blevet udfyldt, ud fra den sidste anvendte fakturadato.

Kladden er nu klar til at hente eller indtaste en kunde. Så snart kunden er indtastet og delen vedr. "Kundeoplysninger" forlades, vil kladden blive gemt.

Så snart kladden er gemt, er det muligt at hente eller indtaste vareoplysningerne. Det er muligt at indtaste en leveringsdato. Desuden er det muligt, at tilpasse kladden med tekstlinier eller blanke linier.

Når de ønskede vareliner er oprettet, checkes fakturadato og betal senest datoen, og kladden er klar til at blive færdiggjort.

Opret/ret kladde

Funktionen Opret/ret kladde gør det muligt at kalde en igangværende kladde frem på en kunde. Ved funktionen kaldes en dialog, hvor kundenummer skal indtastes. Ved indtastning af kundenummer hentes de igangværende kladder eller tilbud på den valgte kunde. Der kan overføres en kladde eller et tilbud til fakturaindtastningsbilledet.

Ved kald af kundelisten fra denne dialog kan det være nødvendig at anvende Ctrl+F5 og F5, så kunderne fremsøges.

Kladder kontra tilbud

Det er muligt at ændre blankettypen i feltet "Type" fra kladde til tilbud, hvis den arbejdsopgave, der er påbegyndt, er et tilbud. Tilbudet kan så udskrives med den tilknyttede udskriftsskabelon.

3.3 Indtastning af kundeoplysninger

Indtastning af kundeoplysningerne sker direkte i billedet eller via kald af dialogerne "Opret kunde" og "Kundeliste".

Oprettelse af kunde

Oprettelse af en kunde kan ske direkte ved kald af dialogen "Opret kunde". De ønskede kundedata indtastes, og kunden overføres til billedet med de relevante kundedata. Endvidere er det muligt, at genbruge data der er indtastet i "Fakturaindtastningsbilledet" ved oprettelse af en kunde. Det kan være data fra en faktura eller indtastede oplysninger fra det igangværende arbejde, det er altid de data fra den blanket (kladde, tilbud, faktura eller kreditnota), der er aktiv i billedet, der genbruges.

Det er de felter, der har en lyseblå baggrund, hvor værdien genbruges/tages med ind i "Opret kunde" dialogen.

Ved oprettelse af en kunde påsættes kundenummer automatisk. Ved ”Gem kunde” oprettes kontonummeret automatisk på kontoplanen.

Fremsøgning

Er kunden oprettet tidligere, og der skal udarbejdes en faktura på vedkommende, er der mulighed for at kalde dialogen "Kundeliste" via F4 i de lyseblå felter, finde kunden og overføre kunde til billedet.

De kundeoplysninger, der kendes på kunden – navn, adresse, notat m.fl., kan indtastes i "Fakturaindtastningsbilledet", og F4 kan anvendes, dermed tages den indtastede værdi med ind i dialog "Kundeliste", hvor kundedatabasen er blevet filtreret ud fra den indtastede værdi.

Det er også muligt at fremsøge en kunde, hvor der er behov for info – muligvis pga. en aktuel telefonisk kontakt. 

Situationen er, at der udarbejdes et tilbud til Lars Landmand – nu ringer Søren Sørensen, og der er et behov for at fremsøge kundeoplysningerne på Søren Sørensen. 

Det gøres ved at ændre kundenavnet i "Fakturaindtastningsbilledet" og anvend F4 i feltet navn, dermed fremsøges Søren Sørensen, og dialogen "Opret kunde" kan anvendes.

Den telefoniske samtale er slut, og tilbuddet til Lars Landmand skal nu færdiggøres.

Dialogen "Kundeliste" annulleres, og dialogen "Opret kunde" annulleres – nu er "Fakturaindtastningsbilledet" aktiv med de samme data, som før Søren Sørensen ringede.

Autoudfyld kundenr.

Kendes kunden ud fra, at telefonnr. er oprettet som kundens kundenr., er det muligt at få autoudfyldt kunden. Det gør arbejdsgangen mere enkel – tast en værdi i feltet "Kundenr.", skip ud af feltet og kunden er nu automatisk udfyldt. 

Overskrivelse af eksisterende kunde

Ved ændring af kundenummer, enten ved overskrivelse eller overfør, ændres kunden på den konkrete faktura. Der kommer en advarsel ved overskrivelse af eksisterende kunde, hvor det er muligt at vælge at annullere eller fortsætte.

3.4 Indtastning af vareoplysninger [07060 130]

Indtastning af vareoplysningerne sker direkte i billedet eller via kald af "Varelisten".

Oprettelse af en vare

Oprettelse af en vare kan ske ved kald af dialogen "Varelisten". De ønskede varedata indtastes og varen overføres til billedet med de relevante varedata. 

Det er ikke muligt, at genbruge indtastede data i billedet ved oprettelse af en vare.

Fremsøgning

Er varen oprettet tidligere, er der mulighed for at kalde "Varelisten" via F4 i de lyseblå felter, finde varen og overføre varen til billedet.

De vareoplysninger, der kendes på varen – vare nr. og varebetegnelse, kan indtastes i "Fakturaindtastningsbilledet", og F4 kan anvendes, dermed tages den indtastede værdi med ind i dialog "Vareliste", hvor varekartoteket er blevet filtreret ud fra den indtastet værdi. 

Ved kald af dialogen "Vareliste" ved brug af [Ctrl+V] tages værdien i felterne "Vare nr." og "Varebetegnelse" med ind i dialogen.

Autoudfyld varenr.

Huskes varen ud fra varenummeret, er det muligt at få autoudfyldt varen. Det gør arbejdsgangen mere enkel – tast en værdi i feltet "Varenr.", skip ud af feltet og varen er nu automatisk udfyldt. 

Teksteditoren 

Teksteditoren er en dialog, hvor der er mulighed for at formatere værdien i kolonnen "Varebetegnelse". Dvs. ændre skrifttype, størrelse og farve, der er stort set de samme muligheder for tekst formatering som i Word. Disse ændringer kan dog ikke ses direkte i fakturaindtastningsbilledet, men på vis udskrift og selvfølgelig på udskriften.

Ved anvendelse af OK i "Teksteditoren" vil varebetegnelsen blive gemt i feltet, men det er ikke muligt at se formateringen før på udskriften eller ved genåbning af "Teksteditoren".

Teksteditoren kan kaldes via funktion "Rediger tekst" under Menu > Funktioner > Rediger tekst eller via trykknappen.

Endvidere kan "Teksteditoren” kaldes ved et museklik på kolonnen til højre for kolonnen "Varebetegnelse". Er der anvendt formatering i en varelinie, er varelinie markeret med en rød trekant.

Teksteditoren åbnes automatisk ved en varebetegnelse på mere end 35 karakterer. Dialogen åbnes, og indtastningen fortsættes.

Linie op/ned

Ønskes en linie - varelinie, tekst linie eller blank linie – flyttet op eller ned i forhold til de andre linier i Vareoplysningerne, skal det gøres via [Menu]+[Rediger]+[Linie op eller Linie ned]. Funktionen kan også tilgås med højre museknap på den varelinie, der ønskes flyttet.

Placering af tekstlinier på udskriften

Placering af tekstlinien på udskriften er ud fra placeringen i billedet fakturaindtastning og momskoden på tekstlinien. Alle tekstlinier med momskode 9 vil blive samlet under varelinierne, der ikke er momsbelagt. Skal en tekstlinie flyttes op til en varelinie, der er momsbelagt på udskriften, skal momskoden ændres. Denne udfordring er kun ved anvendelse af varelinier med momskode 9.

Ny faktura kontra Opret/ret kladde

Funktionen Ny faktura opretter en blank faktura, så snart der er indtastet kundeoplysninger, uden hensyn til om der tidligere er oprettet en kladde på en eller flere kunder. Der er mulighed for at ”tomme” kladder kommer i forbindelse med funktionen Ny faktura, hvor behovet var at få en eksisterende kladde på en anden kunde frem. Funktionen Ny faktura er fjernet som trykknap i Fakturaindtastning, men menuen kan dog stadig benyttes. I stedet er der er lavet en ny knap med teksten ”Opret/ret kladde” [Ctrl+Q]. ”Opret/ret kladde” kalder en dialog, hvor kundenummeret kan vælges, enten via indtastning, [F4] eller overfør fra Kundelisten. Kundens igangværende arbejde (de kladder der er i gang på den valgte kunde) kommer frem i dialogen, og en af disse kan nu overføres til billedet Fakturaindtastning.

Funktionen Ny kladde gør det muligt at fastholde samme kunde, men arbejde på en ny kladde.

3.5 Faktura kontra kreditnota

Det er muligt at udarbejde en kreditnota. Programmet afgør, om det er en faktura eller en kreditnota ud fra feltet "Pris i alt m. moms" på summeringslinien. Er dette beløb negativ, vil det være en kreditnota – positiv en faktura. Hvis der er negative varelinier og en positiv værdi i feltet "Pris i alt m. moms", vil blanketten være en faktura.   Det er altså ligegyldigt, om varelinierne enkeltvis er positive eller negative.

En kreditnota med en eller flere varelinier, hvor de tilknyttede kontonumre har en aflusningskode på kontoplanen for fortegn – f.eks. fortegn skal altid være positiv på konto nr. 3000 00 – vil fejle ved funktionen Bogfør. Der skal tages aktiv stilling til, om varelinierne skal have et negativ beløb, er det ok – anvend F3 (acc. advarsel).

3.6 Afregningsbilag

Ø90 kan udstede afregningsbilag, det er dog vigtigt at sætte sig ind i reglerne omkring afregningsbilag – se SKAT.dk.

Ved et afregningsbilag forstås et dokument, der svarer til en faktura, men det er køberen eller den, der formidler salget, der udsteder det. Faktureringspligten kan på visse betingelser anses for opfyldt, hvor det er køber, der på sælgers vegne udsteder en faktura - et afregningsbilag.

Reglerne for anvendelse af afregningsbilag er:

·     At både køber og sælger er momsregistreret

·     At der som udgangspunkt skal være en skriftlig aftale om anvendelse af afregningsbilag mellem parterne

·     At der skal være en procedure, hvorefter sælger godkender det enkelte bilag

·     At køber sikre sig at sælgeren er momsregistreret - Via hjemmeside eller telefonisk til SKAT

Et afregningsbilag laves ved helt samme arbejdsgang som faktura – dog skal udskriftstypen ændres. Udskriftstypen ændres i Fakturaindtastningsbilledet, og her vælges evt. den skabelon, der er lavet på landsniveau - det gør at der på udskriften står Afregning. Ved anvendelse af afregningsbilag er der behov for to forskellige udskriftsskabeloner.

Bemærk at det også her er muligt at tilrette udskriften på ejendomsniveau eller tilrette/kopiere den udskriftsskabelon, der anvendes til de ”almindelige” fakturaer. 

Det er muligt at ”koble” skabelonen vedr. afregningsbilag til en eller flere kunder, således at skabelonen ikke skal tilvælges hver gang.

3.7 Videresalg

Videresalg af et indkøbt produkt er meget anvendt i praksis, og det gør at faktureringsmodulet understøtter videresalg. De produkter det kan vedrøre kan være udsæd, gødning, foder, kemikalier, tilskudsfoder, vand og strøm. 

Det bliver muligt at anvende faktureringsprogrammet på to forskellige måder i forbindelse med videresalg:

1. Tilknyt konto 3825 xx til den ønskede vare og tilkobl formel 871 til konto nr. 3825 xx i opgørelsesbilledet. Beregningen i opgørelsesbilledet vil herefter automatisk danne en driftsmæssig intern postering til den valgte modkonto (konto 4xxx xx).

2. Aktiv valgt på den enkelte ejendom - OK at modregne salg af et produkt på en købskonto (dog på to forskellige specifikationsnumre). Valget gør, at hele 4xxx og 84xx intervallet bliver åbent for brug i fakturering.

a.     Der kommer op til flere kontroludfald ved regnskabsopgørelse og i momsopgørelse ved brug af videresalg i fakturering.

b.     Det er ikke muligt at ”Bogføre” en faktura i faktureringsmodulet, hvis der på samme specifikationskonto er posteringer med modsat fortegn. Den kontrol har til formål at undgå modregning af køb og salg på samme specifikationskonto.

Løsningsforslag 1

Konto 3825 xx er tiltænkt specifik til brug for videresalg i faktureringsmodulet og vil i forbindelse med opgørelsesprocessen automatisk flytte summen af kontoen til ind-/udgiftskonto. Automatikken sker ud fra, at der på de enkelte 3825 xx konti er blevet tilkoblet en formel (871), der ved, hvilken konto summen skal flyttes til, og flytningen sker som en intern omsætning. Dvs. at flytningen ingen påvirkning har skattemæssig.

Formel 871 danner en intern postering med beløb og kvantum, der tager summen på kontoen og kontere til modkontoen.

De nye kontonumre vises i billedet Bortforpagtning og udleje. Ved beregn i billedet sker følgende:

Løsningen kan anvendes uden aktivt at foretage rettelse – dog anbefales det at checke ”Til konto”, der er i formlen på konto 3825 xx, og tage en faglig stilling til om den er korrekt.

Løsningsforslag 2

Det aktive valg kan kun foretages af det lokale regnskabskontor og er periodespecifik. Der indtastes N (nej) i den supplerende oplysning på billedet Stamdata, herved er der på ejendommen taget stilling til, at det er OK at anvende flere kontonumre og dermed muligheden for videresalg på konto 4xxx. Ændringen i den supplerende oplysning gør at, ved oprettelse/ændring af kunder eller varer muliggøres flere kontointervaller. 

Det aktive valg vælges under stamdata og i den gruppering der hedder Fakturering. Fra Landsniveau vil denne supl. oplysning være Ja – dvs. Videresalg er fravalgt. Denne oplysning skal ændres til Nej, hvis løsningsforslag 2 benyttes. Bemærk at oplysningen er periodespecifik.

Er videresalg tilvalgt, er det nu muligt at tilrette Varelisten og benytte yderligere disse intervaller  4xxx og 84xx, og selvfølgelig de intervaller der anvendes pt.

Bemærk momskoden på specifikationskontoen i 4xxx skal rettes til, så det bliver salgsmoms og ikke købsmoms, der automatisk er på kontoen ved oprettelse.

Ved anvendelse af varenummer 1 i billedet Fakturaindtastning sker der følgende: 

Ændres den supl. oplysning tilbage til Ja (dvs. at videresalg er fravalgt) kommer denne fejlmeddelelse i billedet Fakturaindtastning, hvis fakturaen med varenummer 1 anvendes: 

Der er indlagt 2 kontroller vedr. videresalg og en kontrol vedr. afregningsbilag, de er tænkt som en hjælp til at sikre, at der er taget stilling i den enkelte situation i forhold til bogføringsloven.

Bemærk modregningen sker både drifts- og skattemæssig.

Vær opmærksom ved løsning 2, at det kan give udfordringer i forbindelse med kreditnotaer af en faktura med videresalg på konto 4xxx (fejlmeddelelse 630-523). 

4. Hvordan færdiggøres en faktura

Afsnittet indeholder en beskrivelse af, hvordan en kladde eller et tilbud lukkes og konteres i Kasseregistrering via knappen ”Bogfør”. 

Ved færdiggørelse af en faktura forstås det, at fakturaen er klar til at blive sendt ud til kunden og konteret i Kasseregistrering. Funktionen "Bogfør" konterer de nødvendige data i Kasseregistrering, og fakturaen er nu klar til at blive sendt til kunden. Så snart en faktura er bogført, vil alle data være låst på fakturaen.   Faktura nr. vil blive påsat ved funktionen "Bogfør", se afsnit 4.1.

Der er mulighed for at sende en kladde af sted til kunden, dvs. en faktura der ikke er bogført, hvis dette behov skulle være tilstede. Når en kladde udskrives vil det fremgå af udskriften, at det er en kladde og ikke en endelig faktura.

4.1 Funktionen "Bogfør"

Funktionen "Bogfør" foretager overordnet to ting. Dels lukker funktionen kladden eller tilbuddet, så den bliver til en faktura eller en kreditnota, hvor alle oplysninger på fakturaen ikke kan ændres/opdateres, og dels sørger funktionen for, at alle data (kundedata og varelinie data) fra fakturaen bogføres i kasseregistrering som låste omposteringer.

Det er ikke muligt at lukke og bogføre en kladde med en fakturadato, der ligger i en låst periode i Kasseregistrering. Hvis april måned år 2007 er låst i Kasseregistrering, er det ikke muligt at udarbejde en faktura med en fakturadato ældre end 1. maj 2007.

Faktureres der til en tjekket periode, tjekket billede eller tjekket opgave, vil brugeren modtage en besked på dette ved "Bogfør" og skal aktivt tage stilling til at ville fortsætte. Fortsættes falder billederne og opgaver til berørt og omposteringerne til kartotekskontrolleret.

Faktureres der til en afstemt periode i Kasseregistrering, vil afstemningen i kassen falde på omposteringer, uden at brugeren får besked om det. 

Funktionen "Bogfør" har mange trin, man skal igennem, før posteringerne er konteret i "Kasseregistrering", og fakturaen er lukket. Det første trin er, at checke om der er varelinier på fakturaen, findes der ingen varelinier, afbrydes funktion, og kladden er ikke blevet bogført. En varelinie er en linie i "Vareoplysningerne", hvor salgspris er større end 0,-.

Er der trin, der fejler, vil hele bogføringen blive kaldt tilbage. Der bliver ikke konteret data i Kasseregistrering, med mindre alle trins er gået godt. Fakturaen vil i forløbet få tildelt et fakturanr.

Check før bogføringen starter

Det næste trin er et check på to ting – ekstra beregning af momsbeløbene og findes kontonr. på kontoplanen.

Checket på "Ekstra beregning af momsbeløbene" er nødvendigt, idet momssatsen kan være ændret, efter at kladden er lavet og dermed momsen beregnet.

Checket på "Findes kontonr. på kontoplanen" er nødvendigt, idet brugeren kan overfører en vare med et tilknyttet kontonr. – der på overførselstidspunktet findes på kontoplanen – og efterfølgende slette konto på kontoplanen inden funktion "Bogfør" aktiveres.

Fejler et af disse check afbrydes funktionen, og de konkrete fejlramte linier markeres med rødt. Endvidere gives en specifik fejlmeddelelse, så snart de fejlramte linier er i fokus.

Brugeraccept

Brugeren vil ved dette trin få mulighed for at tage stilling til den konkrete kladde, ud fra fakturanr., fakturadato og beløb i alt m. moms. Her kan brugeren vælge at fortsætte funktionen eller afbryde og tilrette nogle oplysninger.

Brugeren bliver ikke bedt om accept igen, og dermed bliver kladden lukket og bogført i Kasseregistrering, hvis ingen af de næste trins fejler.

Valideringer

Næste trin er, at der skal foretages enkelte valideringer af kladdens oplysninger, det gælder både kundeoplysningerne og vareoplysningerne. Der foretages følgende valideringer på kunden og varelinierne på blanketten. Hvis en eller flere af valideringerne giver en fejlmeddelelse afbrydes funktion "Bogfør:

·     Det tjekkes om fakturadato er udfyldt

·     Der tjekkes om følgende data er udfyldt, hvis værdien i feltet "Pris i alt m. moms" (fakturabeløbet) er over 5.000 kr.      

o     Kunde navn

o     Kunde adresse

o     Kunde postnr.

o     Kunde by

o     Varebetegnelse

Desuden får brugeren en besked, når fakturadato er større end dagsdato.

Dernæst bliver tekstlinierne frasorteret, idet disse linier ikke skal konteres i Kasseregistrering. En tekstlinie er, hvor salgspris er mindre <= 0,-.

Der checkes på om ejendommen er tilvalgt til videresalg – er ejendommen tilvalgt valideres på, om der er posteringer i Kasseregistrering i forhold til kontonummer på varelinierne på fakturaen – bogfør stoppes hvis der er modsat fortegn på den konto, der konteres på ved Bogfør. Er der fravalgt videresalg, checkes der på lovlige kontonumre inden Bogfør fortsætter.

Sidst i dette trin vil sted kode blive påsat.

Dialoger vedr. momsvejledningen

Der er to dialoger vedrørende momsvejledning, hvor arbejdsgangen er på kant af lovgivningen. 

Den første dialog er ved udarbejdelse af en faktura, hvor 2 eller flere varelinier har forskellige leveringstidstidspunkter, der er placeret i to forskellige måneder. Landbruget har en speciel undtagelse fra denne regel i momsvejledningen.

Den anden dialog er ved udarbejdelse af en faktura, hvor den valgte fakturadato er ældre end den dato, den sidste faktura er bogført på. 

Det er muligt at foretage en markering i "Vis ikke denne dialog igen", det gør, at dialogen ikke kommer igen. Er dialogen fravalgt, og skal den at fremkomme igen, skal værdien i suppl. oplysninger ændres via Menu > Ejendom > Ejendom og faneknappen Opgavestyring. Ændringen kan ikke laves af brugere med O90 Online brugertype. Denne ændring skal laves af den kredsansvarlige på centret.

Ekstra oplysning ved eFaktura

Der gives en ekstra oplysning ved brug af Bogfør i forbindelse med eFaktura, således at brugeren får besked, hvis der er oplysninger, der ikke sendes med på den elektroniske fil. Det er primært tekst, der er lavet på en varelinie uden beløb – dvs. en ”ren” tekst linie. 

Åbningskoder

Det næste trin er at checke åbningskoderne M (moms) og OM (omsætning) på kontoplanen på både kundeposteringen og vareposteringerne. Er der et L i en af disse åbningskoder M eller OM på et konto nr., der er tilknyttet en vare eller en kunde, vil "Bogfør" afbrydes, og der vil fremkomme en fejlmeddelelse.

Aflusningskode

Næste trin er at checke på aflusningskoderne på kontoplanen på både kundeposteringen og vareposteringerne. Der checkes på alle 5 aflusningskoder, som er:

·     T – Tekst skal være udfyldt, dvs. "Varebetegnelse" i fakturamodulet skal være udfyldt ved afsat "J"

·     K1 – Kvantum 1 skal være udfyldt, dvs. "Antal 1" i fakturamodulet skal være udfyldt ved afsat "J"

·     K2 – Kvantum 2 skal være udfyldt, dvs. "Antal 2" i fakturamodulet skal være udfyldt ved afsat "J"

·     F – Fortegn skal være enten positivt eller negativt, dvs. "Pris i alt m. moms" i fakturamodulet

o     P ved krav om positivt fortegn

o     M ved krav om negativt fortegn

·     Pr – Produktionsgren 2 skal være udfyldt ved afsat "J"

Det er ikke muligt at påføre en produktionsgren i fakturamodulet. Produktionsgrenen tages altid direkte fra kontoplanen ved "Bogfør" og konteres i Kasseregistrering.

Ved bogføring af en kreditnota, dvs. en kladde med negativ værdi i sumfeltet "Pris i alt m. moms", vil med stor sandsynlighed give en advarsel på aflusningskoderne.

Hvis en kladde fejler på aflusningskoderne, vil "Bogfør" afbrydes, og de specifikke varelinie vil blive markeret med rødt. Desuden vil meddelelsesteksten være specifik ud fra, hvilke af de fem aflusningskoder, der afgives advarsel imod. Det er muligt, at acc. advarsel (F3) på hver varelinie og foretage "Bogfør" igen. 

Summering af varelinier

Beslutningen, om varelinierne skal summeres til en postering i Kasseregistrering, er næste trin. Det er i dialogen Stamdata faktura Menu > Ejendom > Stamdata faktura, beslutningen om summering skal tages. 

Det er kun muligt at summere varelinier med samme momskode og samme kontonummer. Derfor er det muligt, at opleve at der er sagt ja til summering af varelinier – men at der stadig konteres på flere posteringer i Kasseregistrering. Baggrunden er, at det ikke er hensigtsmæssigt at summere kvantum og beløb på flere varelinier, der ikke har samme momssats eller skal placeres forskellige steder i regnskabet.

Posteringer i Kasseregistrering

Sidste trin er konteringen i Kasseregistrering, hvor der altid konteres minimum 2 omposteringer. Der konteres et tilgodehavende på kunden, det vil altid være en posteringslinie i Kasseregistrering og vil altid være summen af vareposteringerne. Den anden postering vil være en eller flere omposteringer, der angiver varesalget.

Ved konteringen i kassen vil fakturanr. altid blive påsat i "Ref. nr." med FA eller KR i "Ref. ID." ud fra, om det er en faktura eller en kreditnota. Endvidere vil konteringsteksten altid indeholde en indikation om, hvilke fakturaer eller kreditnotaer der er blevet bogført.

Konter kontant salg

Konter kontant salg kan anvendes til at kontere den likvide indbetaling i Kasseregistrering. Faciliteten kan anvendes i forbindelse med bogføring af en faktura, hvor typen på betalingsbetingelsen på den enkelte faktura er kontant. Derved er det muligt at bogføre fakturaen og kontere indbetalingen i en arbejdsgang.

Fakturaen er bogført i Kasseregistrering, dvs. at omposteringerne er konteret det tidspunkt, hvor denne dialog bliver kaldt. 

Ved anvendelse af OK vil der blive dannet en likvid postering i Kasseregistrering på den valgte betalingsart. Posteringen er ikke låst. Er perioden afstemt i Kasseregistrering, opgaven tjekket eller billede tjekket er det ikke muligt at kontere indbetalingen.

Ved anvendelse af Annuller vil indbetalingen ikke blive konteret, og konteringen skal efterfølgende foretages i Kasseregistrering. Fakturaen er konteret i Kasseregistrering selvom annuller anvendes.

5. Forsendelse af en faktura

I dette afsnit er beskrevet, hvordan en faktura forsendes. Der er flere typer af forsendelse, både forsendelse af papirfakturaen og elektronisk forsendelse via PDF eller eFaktura. Bemærk af tekstlinier, dvs. varelinier som ikke indeholder en salgspris, kommer med i en eFaktura.

5.1 Udskrivning

Ved funktionen "Udskriv" udskrives altid den blanket (Faktura, kladde, tilbud eller kreditnota), der er aktiv i billedet. Ved alle blanketter er der tilknyttet en udskriftsskabelon, og hvilken udskriftsskabelon der anvendes, kan ses i feltet "Udskriftsskabeloner".

Det er muligt at udskrive flere fakturaer i samme arbejdsgang, det skal ske via dialogen "Fakturaliste".  

5.2 Vis udskrift

Ved funktionen "Vis udskrift" vises altid den blanket (Faktura, kladde, tilbud eller kreditnota), der er aktiv i billedet. Ved alle blanketter er der tilknyttet en udskriftsskabelon, og hvilken udskriftsskabelon der anvendes, kan ses i feltet "Udskriftsskabeloner".

Skærmbilledet ”Vis udskrift” kan lukkes med Esc knappen.

Fakturaen kan også sendes via mail, som PDF fil. Det gøres ved at klikke på ”den røde sløjfe” oppe i venstre hjørne.

5.3 Send efaktura

Ved funktionen "Send eFaktura" sendes altid den blanket (Faktura, kladde, tilbud eller kreditnota), der er aktiv i billedet. 

6. Anvendelse af fanebladene

I afsnittet er det beskrevet, hvordan fanebladene i billedet virker. Fanebladene skal gerne gøre arbejdsgangen lettere ved udarbejdelse af flere kladder og fakturaer på forskellige kunder, hvor der er et behov for at notere nogle oplysninger om kunden. 

6.1 Kundetekst

Det er muligt at indtaste notater på hver kunde via notat fanebladet. De oplysninger, der er indtastet i dette faneblad, vil ikke være tilgængelig for kunden på udskriften. Det kunne være, at kunden var en dårlig betaler, eller at kunden skal have rabat ved næste levering af en bestemt ydelse.

Hvis kunden huskes ud fra, at kunden kører i en "Grøn Volvo" er det muligt at skrive "grøn Volvo" i det lyseblå felt i kundeoplysningerne "Notat" og anvende F4. Derved søges der på grøn Volvo på notatet på alle kunder, og den ønskede kunde vil blive fremsøgt på denne måde.

6.2 Igangværende arbejde

Ved en arbejdsgang med flere kladder, åbne fakturaer på samme kunde i samme arbejdsgang, vil fanebladet "Igangværende arbejde" være en god hjælp. Det er muligt at skifte mellem flere kladder ved at markere den ønskede kladde og klikke "vis blanket" under menuen Vis < Vis blanket. Det er muligt at have flere kladder i gang pr. kunde.

Ønskes der en tidligere faktura tilbage, som aktiv i billedet, skal Fakturalisten anvendes.

7. Andre funktioner

Afsnittet beskriver de funktioner, billedet indeholder, som ikke tidligere er nævnt i vejledningen.

7.1 Start ny nummerering 

 Ønskes et andet fakturanr. end det Ø90 automatisk foreslår, er dette muligt via funktionen "Start ny nummerering". Der skal indtastes et nyt faktura nr. og en dato, der angiver, hvornår det nye fakturanr. skal påbegyndes.

7.2 Opsætningsmuligheder

 Ændring i kolonnerækkefølgen, overspring af felter eller helt fjernelse af kolonner er muligt. Det sker via Menu > Opsætning > Overspring faktura, eller og gøres på samme måde som ved Kasseregistrering. 

Det er muligt at fjerne kolonner, ved at vælge mellem de tre opsætninger der er lavet under Menu > Opsætning > Generel under fakturering og vis kolonner.  

På samme måde tilvælges den ønskede kolonnerækkefølge.

7.3 Find faktura i Kasseregistrering

Anvendes indbetalingsmåden ”Betaling via Giro” i fakturering, kan ”Find faktura” i Kasseregistrering automatisk kontere posteringerne med ref. ID, ref. nr. og kontonummer. Funktionen er meget tidsbesparende, når der kasseregistreres ved hjælp af ”Overfør bankdata”, fordi kundeopfølgningen kan laves helt uden manuelt kontrolarbejde. 

”Find faktura” har været tilgængelig i Ø90 i siden juli 2007, dog har det kun været muligt at kende de 2 øverste posteringstekster på listen nedenfor. Det bliver ændret fra 15. november 2008, hvor alle 6 eksempler nedenfor er mulige, og dermed udgår det regneark til konvertering, der ligger på www.o90.dk   i øjeblikket.  

Nedenfor er vist de fem typer af posteringstekster, som ”Find faktura” kan finde og kontere automatisk , hvis der findes tilsvarende faktura i faktureringsmodulet.

·     IK71 123451234567890

·     IK71 0000123451234567890

·     123451234567890 IK71

·     0000123451234567890 IK 71

·     123451234567890

·     210708 Indbet.ID=123451234567890 ("Indbet.ID=")

·     IK 0000123451234567891

·     FI-kort 0123451234567891

·     ’Indbkort 0011780395737244’

·     Indbetal.kort, nr. 014180000010268

7.4 Kundeopfølgning

Kundeopfølgning anvendes til at danne et overblik over tilgodehavender pr. kunde og det samlede på ejendommen. Endvidere beregnes det beløb, hvor betalingsfristen er overskredet. Beregningen er pr. kunde og fordeles i henholdsvis ”Forfalden u. 1 md.” og ”Forfalden o. 1 md.”. 

Så snart ”Udskriv” eller ”Vis udskrift” er kaldt, fremkommer en dialog, hvor udskriftstypen skal vælges.
 

7.5 Beregn tillæg

Funktionen ”Beregn tillæg” kan anvendes til automatisk at få beregnet et tillæg på faktura ud fra procentangivelse på de enkelte varer – det kunne være beregning af et olietillæg hvis det var en vognmandsforretning. 

7.6 Fakturadato

Det er muligt at vælge hvilken fakturadato Ø90 automatisk skal isætte ved opstart af en ny faktura. Det er enten dags dato, eller den dato sidste låste faktura har. Valget skal gøres i dialogen Stamdata faktura, der findes under funktioner i billedet Fakturaindtastning.

7.7 E-faktura

Der er mulighed for at markere kunden som elektronisk, dvs. alle fakturaer der bliver udarbejdet, så længe markeringen er der, vil være elektroniske fakturaer eller kreditnotaer. For at kunne sætte markeringen for anvendelse af elektroniske faktura, skal der være indtastet et EAN nummer og en værdi i feltet "Person ref.".

EAN nr. er på 13 cifre, og er kundens elektroniske postadresse. Det er meget vigtigt, at dette EAN nr. er korrekt indtastet. Der foretages derfor et check på om værdien i feltet er korrekt sæt sammen og værdien skal genindtastes. 

En Efaktura kan afsendes i 2 forskellige formater – OIOUBL (det format det offentlige anvender) og Edifact (De store detailvirksomheder i DK).

Det er radioknappen i opret kunde der styre hvilket format efakturaen skal afsendes i.

Ved edifact formatet skal der ekstra oplysninger ind på kunden.

I stamdata er der nu mulighed for at indtaste eget EAN nr. 

På kunden:

1= EAN nr. til forsendelse

2 = EAN nr. på blanket

3 = EAN nr. leveringsadresse

Husk at gemme dine rettelser. 

På fakturaen skal varenummer anvendes til det sidste EAN nr. – der er tilknyttet varen der sælges. 

Endvidere er det muligt at sende en efaktura via et CVR nummer/Se nummer, hvis modtager er meldt til NemHandel.