Ø90 – FAQ - Fakturering

Nedenfor er en oversigt over de spørgsmål, der oftest er brug for svar på, når man fakturerer.

Dokumentet er delt op i de billeder og dialoger, som er i brug ved udarbejdelse af en faktura. Er du blevet låst i din arbejdsgang, eller gør programmet ikke som forventet – så kan du muligvis finde svar/begrundelse i denne vejledning.

Jeg ønsker at lave en Lynfaktura. Hvad gør jeg?

Du skal blot indtaste en oplysning på kunden, det kan være kundens navn og flytte fokus ned til varelinjerne. Så snart du har flyttet fokus ned i en vare, vil kladden blive gemt med en diverse-kunde. I varelinjen indtaster du en salgspris, og så snart du forlader linjen, gemmes varen som en diverse-vare. Diverse-kunde og diverse-varen bliver påsat for, at fakturaen kan bogføres korrekt i din bogføring.

Hvis du tidligere har oprettet kunden, kan du udfylde kundenummer, og så snart feltet forlades, udfyldes alle kundeoplysninger.

Jeg ønsker at udarbejde et tilbud. Hvad gør jeg?

Du skal vælge ”Tilbud” i feltet Type i fakturaindtastning. Feltet er default udfyldt med ”Kladde” og er en drop down-boks.

Vær opmærksom på, at hvis du anvender funktionen ”Bogfør” på et tilbud, bliver tilbuddet til en faktura. Du kan uden problemer udskrive et tilbud, uden det er bogført til en faktura. Når tilbuddet er accepteret, og fakturaen på ydelsen skal udarbejdes, anvendes funktionen ”Bogfør”, og fakturaen er lavet.

Jeg får dialogen ”Indbetalingsmåde” ved opstart. Hvad gør jeg?

Du mangler at indtaste dine bankoplysninger. Det er den sidste nødvendige information, før fakturaen kan udarbejdes. Du har mulighed for at anvende Luk og dermed fortsætte turen rundt i faktureringsmodulet for at finde informationer. Dialogen kommer ved opstart for at hjælpe dig til indtastning af disse oplysninger. Så snart du har lavet en faktura eller udfyldt en linje i dialogen, kommer dialogen ikke automatisk.

Jeg kan ikke lide den valgte skærmopsætning. Hvad gør jeg?

Du har mulighed for at fjerne værktøjslinjen eller valglinje 2. Det gør du via menuen Vis og fjerne markeringen. Endvidere kan du redigere kolonneopsætning vedrørende varelinjerne, og her kan du ændre tre ting 

1. "Overspring af felter" - De felter, du gerne vil have overspring på, angives under menuen Opsætning < Overspring fakturering.
   
   
2. "Kolonnerækkefølge" - Du kan vælge mellem to forskellige opsætninger af rækkefølgen på kolonnerne i varelinjen.
       Det gøres via menuen Opsætning < Generelt og under fakturering.
   
   
3. "Vis kolonne" - Du kan vælge mellem tre forskellige opsætninger, hvor antallet af viste kolonner varierer. Det gøres via menuen Opsætning < Generelt og under fakturering.

Jeg vil gerne have vist en kladde som står under Igangværende arbejde. Hvad gør jeg?

Alle kladder og tilbud på den valgte/aktive kunde er vist i fanebladet Igangværende arbejde. Ønsker du at arbejde videre med en kladde under Igangværende arbejde, skal du flytte fokus til linjen og anvende funktionen ”Vis blanket”. Funktionen er placeret i menuen under Vis.

Jeg ønsker at sende en elektronisk faktura til denne kunde. Hvad gør jeg?

For at kunne sende en faktura elektronisk som eFaktura, skal kunden være oprettet til at anvende eFaktura. Du sætter markeringen for eFaktura under fanebladet eFaktura og feltet ”Anvend eFaktura”. Har en kunde denne markering, vil de kommende fakturaer være eFakturaer. Det er et krav at EAN-nr., Attention, E-mail og ordrenr. er udfyldt for at udarbejde en eFaktura. Ordrenr. udfyldes først i fakturaindtastningsbilledet.

Jeg har brug for at gemme oplysninger om kunden. Hvad gør jeg?

Har du behov for at gemme nogle kommentarer, bemærkninger eller notater på kunden, gøres det på fanebladet Notat. Notatet er pr. kunde og bliver ikke udskrevet på fakturaen eller andre udskrifter – det er et internt notat, som du kan anvende ved udarbejdelse af faktura. Notatet kan opdateres fra dialogen Opret kunde og fra billedet Fakturaindtastning.

Du kan anvende notatet til at fremsøge dine kunder, hvis du ikke kan huske kundenummer eller anden information på kunden.

Jeg ønsker at anvende en leveringsadresse til kunden. Hvad gør jeg?

Du har mulighed for at oprette tre forskellige leveringsadresser pr. kunde.

Du opretter denne leveringsadresse under fanebladet Leveringsadresse i dialogen Opret kunde. Du kan altid kun anvende en leveringsadresse, og du kan med fordel markere den leveringsadresse, du vil anvende som standard. Den valgte leveringsadresse vil blive overført til fakturaen som en del af kundeoplysningerne. Her kan du til enhver tid ændre leveringsadresse ved F4 i feltet i billedet Fakturaindtastning.

Alle mine kunder bliver ikke vist i dialogen. Hvad gør jeg?

Når du kalder dialogen med F4, tages indhold i feltet med ind i dialogen, og der foretages en søgning. Det gør, at du får filtreret indholdet i dialogen. Ønsker du at få vist alle kunder igen, skal du anvende funktion ”Ryd søgefelter” [Ctrl + F5]. Du kan nu indtaste den kundeoplysning, du ønsker at søge på og anvende funktionen ”Find” [F5].

Jeg ønsker at udskrive kundeliste med bestemte kunder. Hvad gør jeg?

Du skal anvende en markering i kolonne ”Vælg” på de kunder, du vil have udskrevet. Hvis der ingen markering er sat, udskrives hele søgekriteriet. Du kan også indtaste et kriterium ”Larsen” i søgefeltet ”Navn” og tryk F5. Nu fremsøges alle kunder, der hedder Larsen som en del af navnet. Du kan nu udskrive alle kunder med Larsen ved at anvende funktionen ”Udskriv” [Ctrl+P].

Jeg kan ikke finde min kunde, liste er for lang. Hvad gør jeg?

Du har mulighed for at indtaste et søgeord og anvende ”Find”. Søgeoplysningen kan være navn, kundenummer og notat m.fl. Du kan indtaste en del af navnet, fx hvis du ved, at det er et A/S – så indtaster du ”A/S” og ”Find”.

Alle mine varer bliver ikke vist i dialogen. Hvad gør jeg?

Når du kalder dialogen med F4, tages indhold i feltet med ind i dialogen, og der foretages en søgning. Det gør, at du får filtreret indholdet i dialogen.

Ønsker du at få vist alle varer igen, skal du anvende funktion ”Ryd søgefelter” [Ctrl + F5]. Du indtaster nu den vareoplysning, du ønsker at søge på
- og anvend funktionen ”Find” [F5]. 

Jeg ønsker at ændre kontonummer 7999 66 på mange varer. Hvad gør jeg?

Du kan fremsøge alle de varer, der er på dette kontonummer og flytte de varer i en og samme arbejdsgang. Endvidere kan alle varer vedr. fx ”Administration” fremsøges og flyttes til et nyt kontonummer - også selvom de indeholder forskellige kontonumre, inden Ret-konto kaldes.

Det er de varer, som har en markering i kolonnen ”Vælg” i Varelisten, der fremsøges i dialogen Ret konto. Er der ingen markering, tages hele søgeresultatet i Varelisten.

Jeg vil gerne overføre flere varer til kladden i samme arbejdsgang. Hvad gør jeg?

Du kan anvende kolonnen ”Overfør til faktura” til at overføre flere varer til kladden i samme arbejdsgang.

Du fremsøger varen ”Snerydning” og sætter en markering på den linje i kolonnen ”Overfør til faktura” og anvender funktionen ”Ryd søgefelter” og fremsøger varen ”Gebyr”. Her sættes der også en markering i kolonnen ”Overfør til faktura”, og nu anvendes trykknappen Overfør. Her overføres begge varer, altså både ”Snerydning” og ”Gebyr”.

Jeg kan ikke finde det rigtige konto nr. til varen. Hvad gør jeg?

Du har mulighed for at anvende F4 i feltet Kontonummer (feltet har en lyseblå baggrund). Ved F4 i feltet kaldes Kontoplanen, og du kan nu finde eller oprette det kontonummer og tilbageføre det til varen.

Jeg ønsker at udskrive vareliste med bestemte varer. Hvad gør jeg?

Du skal anvende en markering i kolonnen ”Vælg” på de varer, du vil have udskrevet. Hvis der ingen markering er sat, udskrives hele søgekriteriet. Du kan også indtaste et kriterium ”TXT 1102” i søgefeltet ”Vare nr.” og tryk F5, nu fremsøges varen med varenr. TXT 1102. Du kan nu udskrive varen ved at anvende funktionen ”Udskriv” [Ctrl+P].

Jeg kan ikke finde min vare, liste er for lang. Hvad gør jeg?

Du har mulighed for at indtaste et søgeord og anvende ”Find”. Søgeoplysningen kan være varebetegnelse, vare nr. og salgspris m.fl.. Du kan indtaste en del af navnet. Fx. ved du, at det er en vare til en BMW, og det er bolte 12 mm – så indtaster du ”BMW bolte 12” og ”Find”.

Restsaldoen på kunden passer ikke. Hvad gør jeg?

Du kan manuelt tage stilling til, om ”Restsaldo” passer med din forestilling. Hvis den ikke gør, kan du sætte en markering i kolonne ”Betalt” og anvende ”Find” [F5]. Herved opdateres restsaldoen på den enkelte faktura, hvor du har sat markeringen i ”Betalt”. Har du sat denne markering, er faktura enten betalt eller frafaldet. Fakturabeløbet bliver derfor ikke regnet med i saldoen på kunden.

Der er markering i kolonne ”Betalt”. Hvorfor er markeringen tilstede ved denne faktura?

Markering i ”Betalt” bliver beregnet automatisk ud fra, om der er foretaget en indbetaling i Kasseregistrering ud fra samme fakturanummer og på kundenummer Du kan altid manuelt ændre denne markering i ”Betalt”. Husk dog altid at opdatere dialogen med F5.

Jeg ønsker at udskrive en fakturaliste med bestemte kunder. Hvad gør jeg?

Du kan ændre drop down-boksen ”Forsendelse” til Ikke udskrevet og anvende F5. Herved fremsøger du alle de blanketter (kladder, tilbud, faktura eller kreditnotaer), der ikke er udskrevet på ejendommen. Du har mulighed for samtidig at ændre drop down-boksen ”Blankettype” til Faktura og anvend F5. Nu får du alle de fakturaer, der ikke er udskrevet, og du kan trykke på udskriv, og alle de viste fakturaer vil så blive udskrevet i samme arbejdsgang. Du kan frit arbejde videre i Ø90 samtidig med, at printerne udskriver fakturaerne.

Du kunne yderligere indtaste et kunde nr. eller navn og dermed filtrere fakturalisten yderligere – derved vil du få alle fakturaer på kunde nr. 4, der ikke er udskrevet.

Bemærk anvender du funktionen ”Udskriv”, vil du udskrive alle de fakturaer, der er fremsøgt. Er hele listen fremsøgt, vil alle fakturaerne på ejendomme blive udskrevet.

Jeg har behov for at finde alle de fakturaer, der ikke er markeret for betalt. Hvad gør jeg?

Du kan ændre i drop down-boksen ”Status” til Ikke betalt og anvende F5. Herved fremsøger du alle de fakturaer, der ikke er blevet markeret som betalt. Det giver et hurtigt og nemt overblik over hvilke fakturaer, der ikke er konteret rigtig, eller hvor kunden ikke har betalt.

Jeg ønsker at finde alle kreditnotaer på en konkret kunde. Hvad gør jeg?

Du kan ændre i drop down-boksen ”Blanketype” til Kreditnota og drop down-boksen ”Forsendelse” til Ikke udskrevet og anvende F5. Herved fremsøger du alle de kreditnotaer, der ikke er blevet udskrevet. Det skulle give et hurtigt og nemt overblik over de kreditnotaer, der mangler at blive udskrevet.

Alle mine kunder bliver ikke vist i dialogen. Hvad gør jeg?

Når du kalder dialogen med F4, tages indhold i feltet med ind i dialogen, og der foretages en søgning. Det gør, at du får filtreret indholdet i dialogen. Ønsker du at få vist alle kunder igen, skal du anvende funktion ”Ryd søgefelter” [Ctrl + F5]. Du kan nu indtaste den kundeoplysning, du ønsker at søge på, og anvende funktionen ”Find” [F5].

Jeg ønsker at se hvilke fakturaer der udgør saldoen. Hvad gør jeg?

Du har mulighed for at kalde Fakturalisten [Ctrl+F] direkte fra dialogen Kundeopfølgning, hvilket skulle gøre det nemmere at foretage opfølgningen pr. faktura ud fra en bestemt kunde. Det er kun fakturaer eller kreditnotaer, der regnes med i saldoen. Desuden er det kun de fakturaer eller kreditnotaer, hvor der ingen markering er i kolonnen ”Betalt”.

Du kan se, hvor stor del af den samlede saldo pr. kunde, der er forfaldet under 1 måned og over 1 måned fra sidste betalingsdato.

Jeg ønsker at udskrive et kontoudtog eller en debitorliste med bestemte kunder. Hvad gør jeg?

Du kan udskrive to forskellige udskrifter fra denne dialog:

1. Debitorliste
2. Kontoudtog

Anvender du funktionerne ”Udskriv” eller ”Vis udskrift”, kommer der en dialog, hvor du skal tage stilling til, hvilke af disse to udskrifter, du vil fortsætte arbejdsgangen med.

Du skal anvende en markering i kolonne ”Vælg” på de kunder, du vil have udskrevet. Hvis der ingen markering er sat, udskrives hele søgekriteriet. Du kan også indtaste et kriterium ”Larsen” i søgefeltet ”Navn” og tryk F5, nu fremsøges alle kunder der hedder Larsen som en del af navnet. Du kan nu udskrive alle kunder med navnet Larsen ved at anvende funktionen ”Udskriv” [Ctrl+P].

Jeg kan ikke finde min kunde, da listen er for lang. Hvad gør jeg?

Du har mulighed for at indtaste et søgeord og anvende ”Find”. Søgeoplysningen kan være navn, kundenr. og notat m. fl. Du kan indtaste en del af navnet, fx ved du, at det er et A/S – og så indtaster du ”A/S” og ”Find”.

Det ønskede logo kommer ikke med ud på udskriften. Hvad gør jeg?

Hvis du har et logo indsat og skal ændre det logo, der skal knyttes til den aktuelle udskriftsskabelon, skal du anvende F11. Ved brug af F11 åbnes en boks til venstre i billedet, hvor fanebladet ”Properties” er aktiv. Du skal finde feltet ”Name” og feltet ”Tagstr”, hvor du ændre navnet i begge felter (dvs. værdien i de to felter skal være ens) til ”Logo1” eller ”Logo7”, ud fra hvilket logo du vil påsætte.

Navnet på logoet finder du i dialogen Indlæs logo, som du tilgår via Menu < Administration < Indlæs logo.

Jeg ønsker at sætte en tekst ind på min skabelon. Hvad gør jeg?

Du skal klikke en gang med musen i venstre side af billedet på ”Ikonet nr. 6 fra bunden – afbilledet med et lille rødt A og noget tekst” og derefter trække musen hen på det sted, hvor logoet skal være og klikke med musen igen. Så snart du har klikket med musen, åbnes en dialog med overskriften ”Rich editor”. Her indtaster du din tekst og redigerer evt. størrelse og farve mv.

Jeg får mærkelige tegn i stedet for stort ”Ø” i BELØB. Hvad gør jeg?

Vi arbejder på at få dette rettet. Indtil da kan der rettes op på problemet ved at ændre til lille ”ø”. Rettelsen kan enten udføres ved at følge nedenfor nævnte vejledning eller ved henvendelse til din lokale DLBR-virksomhed.

Ø90 skriver, at logostørrelse er over 40 KB. Hvad gør jeg?

Du har mulighed for at indlæse et logo, der har en størrelse på 40 KB eller mindre.

Er logoet for stort skal du komprimere dit billede. Komprimeringen skal foretages i et andet program end Ø90, det kunne være Paint, Word, Office Picture manager eller andre eksterne programmer. Har du problemer med at komprimere dit logo, så kontakt dit lokale regnskabskontor.

Du kan evt. åbne logoet i Paint og gemme filen som JPEG fil.

Ø90 skriver, at der er fejl i den fil, jeg skal indlæse. Hvad gør jeg?

Du har mulighed for at anvende funktionen ”Ret kildefil” [Ctrl+R]. Her lander du i den linje i filen, hvor problemet er. Den fejlramte linje vil også være markeret med rød, og du vil få en specifik fejlmeddelelse.

Så snart du har rettet fejlen, skal du anvende Start overførsel igen.

Jeg kan ikke finde et importfilter, der passer til filen. Hvad gør jeg?

Du skal skifte til billedet Opsætning indlæs kunde/vare.

Det gør du via Menu < Administration < Opsætning indlæs kunde/vare. I det billede har du mulighed for at udarbejde en ny opsætning eller redigere en tidligere opsætning, således at du kan anvende den ved indlæsningen af kunde eller vare.

Vær opmærksom på radioknapperne i billedet Opsætning indlæs kunde/vare, hvor du kan vælge mellem ”Kunder” eller ”Varer”.

Der er ingen knap der hedder ”Hent kundefil”. Hvad gør jeg?

Du skal vælge at ændre radioknappen i midten af billedet (højre side) fra ”Varer” til ”Kunder”, så snart du gør det, ændres knappen ”Hent varefil ” til ”Hent kundefil”.

Priser i min varefil er med moms. Hvad gør jeg?

Du skal anvende det felt i ruden ”Felter i vareliste”, som hedder Salgspris inkl. moms. Det gør, at der trækkes moms fra dine varer i din indlæsningsfil ved indlæsningen til varelisten i Ø90.