Ø90 – Fakturering – Kundeopfølgning

Endvidere beregnes det beløb, hvor betalingsfristen er overskredet. Beregningen er pr. kunde og fordeles i henholdsvis ”Forfalden u. 1 md.” og ”Forfalden o. 1 md.”.

Der kan foretages en søgning, der filtrerer kundekartoteket – så det er hurtigere og nemmere at finde den ønskede kunde.

Det er muligt, at udskrive et kontoudtog pr. kunde eller en samlet debitorliste fra denne dialog.

Dialogen er delt op i 2 dele. I den øverste del indtastes søgekriterierne, og funktionen "Find" kan aktiveres ud fra indtastede værdier. Den nederste del, er en visning af kundekartoteket ud fra de søgekriterier, der er indtastet.

Hvordan fremsøges en kunde?

For at foretage en søgning i Kundeopfølgning, indtastes det ønskede søgeord i Find ruden øverst i dialogen. Det er muligt at søge på følgende kundeoplysninger:

• Kundenummer
• Kunde navn
• Fakturadato eller datointerval
• Kontonummer eller kontointerval
• Saldo eller saldointerval

Det  er muligt at kombinere flere søgeord i samme felt eller kombinere flere søgefelter i samme søgning. For at aktivere Find skal der anvendes F5. For at fjerne de indtastede søgeord kan tastekombinationen Ctrl+F5 anvendes.

Du kan kalde Fakturaliste direkte fra dialogen. Det gør det muligt, med en yderligere opfølgning på fakturaniveau ud fra den konkrete kunde.

Hvilke muligheder er der i dialogen?

Dialogen anvendes til opfølgning på den enkelte kunde og giver et hurtigt og enkelt billede over de tilgodehavender, der er på ejendommen.

Når dialogen åbnes er dato altid udfyldt med 1. januar indeværende år til 31. december år 9999. Datoen kan altid ændres – husk blot at trykke F5 efter indtastning af ny dato, for at se effekten. Datoen har stor betydning for beregningen af både "Primo" og "Saldo", idet efterposteringer og statusposteringer kun tages med i beregningen, hvis perioden passer. Der beregnes en primo saldo, der er ud fra "Fra dato" i dialogen Kundeopfølgning.

Beregning af Primo og Saldo

Primo viser det beløb, kunden skylder på den dato, der er indtastet i dialogen i "Fra dato". Beregningen finder sidste beregnet primo, som er tjekket eller låst, plus de bevægelser fra den fundne primo og til den indtastede "Fra dato" i Kundeopfølgning.

Saldoen viser det beløb kunden skylder på den dato, der er indtastet i dialogen i "Til dato". Beregningen er primo, plus de bevægelser der har været i den indtastede periode. Er beløbet positivt, betyder det, at kunden skylder dig penge – er beløbet negativt har kunden et udestående til dig.

Efterposteringer der er foretaget i perioden kommer med i beregningen af "Saldo", hvis både Fra dato og Til dato i dialogen Kundeopfølgning passer med perioden i opgaven. Det er skattemæssige efterposteringer, der medregnes.

Alle posteringer foretaget i Kasseregistrering (undtaget interne posteringer), medregnes i beregningen af "Saldo", dvs. posteringer på betalingsarter, omposteringer og rettelsesposteringer.

Forfaldne felter

Felterne ”Forfalden u. 1 md.” og ”Forfalden o. 1 md.” kan anvendes som en hjælp til hurtig opfølgning på kunden. Felterne giver dig besked på, hvor stor en del af den skyldige saldo, som er forfalden, og placerer det forfaldne beløb i over og under en måned.

Forfalden under 1 måned giver en indikation af, hvor stor gæld kunden har, der har overskredet betales senest datoen. Denne saldo skulle have været betalt, dvs. seneste betalingsdato er ældre end dags dato på de fakturaer værdien indebærer. Betales senest datoen er dog ikke ældre end 1 måned i forhold til dags dato.

Forfalden over 1 måned giver en indikation af, hvor stor gæld kunden har, der har overskredet betales senest datoen med mere end en måned. Den saldo skulle have været betalt, dvs. senest betalingsdato på fakturaen er ældre end dags dato. Betales senest datoen er ældre end 1 måned i forhold til dags dato.

Er indbetalingen ikke konteret med reference nummer, og ID kommer, vil kundelinjen blive rød. Samtidig med markeringen af linjen vil der komme en meddelelse – Forfalden saldi er beregnet forkert. Meddelelsen angiver hvilken indbetaling, der mangler reference ID og nr. – ud fra dato og beløb.

Der gives endvidere en fejlmeddelelse, hvis saldoen på kunden er mindre end summen af ”Forfalden u. 1 md.” og ”Forfalden o. 1 md.”. Fejlmeddelelsen indikerer at søgeperioden indeholder posteringen, men ikke den konkrete faktura – udvid derfor søgeperioden. Denne fejlmeddelelse vil ikke komme, hvis der mangler reference ID og nr. på en af indbetalingerne.

Udskriv en Debitorliste

Udskrivning af en ”Debitorliste” gøres i "Kundeopfølgning" via funktionen Udskriv [Ctrl+P]. Det er altid søgeresultatet, der udskrives og IKKE hele kundekartoteket. Hvis hele kundekartoteket skal udskrives, ryddes søge felter [Ctrl+F5], aktiver Find [F5] og Udskriv anvendes [Ctrl+P]. Ønskes der udskrevet en Kundeopfølgning for de kunder med et datointerval mellem 01.01.17 – 31.12.17, indtastes dette interval i søgefelterne, tryk F5 og udskrivningen kan foretages.

Ønskes der udskrevet enkelte kunder eller bestemte kunder, skal dette gøres ved markering i kolonnen "Vælg" i "Kundeopfølgning". Når en eller flere linjer har en markering i kolonne "Vælg", tages der udgangspunkt i de kunder med markeringen og den aktive linje, og det er kun disse kunder, der udskrives – ikke hele søgeresultatet.

Udskriftsskabelonen til "Debitorliste" vælges i dialogen Stamdata kunde, som åbnes via Menu > Ejendom > Stamdata kunde. Ændres skabelonvalget vil udskriften tage udgangspunkt i den nye udskriftsskabelon.

Så snart ”Udskriv” eller ”Vis udskrift” er kaldt, fremkommer en dialog, hvor udskriftstypen skal vælges.

Her vælges Debitorliste og udskriften er dannet. Der bliver afgivet en besked i meddelelsesfelt ”Udskrift sendt til printer”, så snart udskriften er printet.

På samme måde fungerer funktionen Vis udskrift [Ctrl+U].

Udskriv et kontoudtog

Udskrivning af et kontoudtog gøres i "Kundeopfølgning" via funktionen Udskriv [Ctrl+P]. Det er altid søgeresultatet, der udskrives og IKKE hele kundekartoteket. Hvis hele kundekartoteket skal udskrives, ryddes søgefelter [Ctrl+F5], aktiver Find [F5] og Udskriv anvendes [Ctrl+P]. Ønskes der udskrevet en Kundeopfølgning for de kunder med et datointerval mellem 01.01.17 – 31.12.17, indtastes dette interval i søgefelterne, tryk F5 og udskrivningen kan foretages.

Ønskes der udskrevet enkelte kunder eller bestemte kunder, skal dette gøres ved markering i kolonnen "Vælg" i "Kundeopfølgning". Når en eller flere linier har en markering i kolonnen "Vælg", tages der udgangspunkt i de kunder med markeringen og den aktive linie, og det er kun disse kunder, der udskrives – ikke hele søgeresultatet.

Udskriftsskabelonen til "Kontoudtog" vælges i dialogen Opret kunde og er tilknyttet pr. kunde. Ved vælg af flere kunder udskrives der et kontoudtog pr. kunde. Er der valgt forskellige udskriftsskabeloner på de kunder, der er valgt – udskrives disse kontoudtog på forskellige skabeloner. Hvis den udskriftsskabelon der er koblet til kunden, ikke findes længere, anvendes skabelonen, som er oprettet på landsniveau.

Så snart ”Udskriv” eller ”Vis udskrift” er kaldt, fremkommer en dialog, hvor udskriftstypen skal vælges.

Her vælges Kontoudtog, og udskriften er dannet. Der bliver afgivet en besked i meddelelsesfelt ”Udskrift sendt til printer”, så snart udskriften er printet.

På samme måde fungerer funktionen Vis udskrift [Ctrl+U].

Eksportere Kundeopfølgning til Excel

Eksport af en Debitorliste gøres i "Kundeopfølgning" via funktionen Data til Excel [Ctrl+X]. Det er altid søgeresultatet, der udskrives og IKKE hele kundekartoteket. Hvis hele kundekartoteket skal udskrives, ryddes søge felter [Ctrl+F5] og Data til Excel anvendes [Ctrl+X]. Ønskes der eksporteret en Kundeopfølgning for de kunder med et datointerval 01.01.17 – 01.01.17, indtastes dette interval i søgefelterne, tryk F5 og data kan eksporteres til Excel.

Ønskes der eksporteret enkelte kunder eller bestemte kunder, skal dette gøres ved markering i kolonnen "Vælg" i "Kundeopfølgning", og eksporten foretages. Når en eller flere linjer har en markering i kolonnen "Vælg", tages der udgangspunkt i de kunder med markeringen og den aktive linie, og det er kun disse kunder der eksporteres – ikke hele søgeresultatet.

Filen vil kun indeholde de data, du kan se i dialogen, uanset hvilken skabelon du har valgt.

Fakta om arbejdsblokken

Ruden er et oplysningsfelt. Det er ikke muligt at taste i andre felter end markeringen i kolonnen ”Vælg”.

Kolonnen "Vælg" bliver anvendt til følgende funktioner:

• Vis udskrift
• Udskriv
• Data til Excel
• Ret konto

Er der IKKE markeret nogle linjer med et afkryds i "Vælg" så vælges alle fakturaer – dvs. ingen markering i vælg er lig med markering af hele søgeresultatet.

Er der markeret en eller flere linjer med et afkryds i "Vælg", vælges den eller de markerede linjer plus den aktive linje.