Ø90 – Fakturering – Vareliste

Varelisten anvendes til visning og oprettelse af varekartoteket. Endvidere kan der foretages en søgning, der filtrerer varekartoteket – så det er hurtigere og nemmere at finde eller oprette den ønskede vare.

Dialogen er delt op i en 2 dele. Den øverste del er, hvor vareoplysningerne - dvs. søgekriterierne - indtastes og funktionen "Find" kan aktiveres, ud fra indtastede værdier. Den nederste del er, en visning af varekartoteket ud fra de søgekriterier der er indtastet.

Hvordan oprettes en vare?

Afsnittet indeholder en beskrivelse på hvordan en vare oprettes i varekartoteket.

Indtastning af vareoplysninger kan ske direkte i arbejdsblokken. Det er et krav, at følgende felter er udfyldt:

• Kontonummer
• Varenummer

Varenummer er et alfanumerisk felt, det betyder, at varenummer kan indeholde både tal og bogstaver. Der kan kun oprettes en vare på samme varenummer.

Hvordan fremsøges en vare?

Afsnittet indeholder en beskrivelse af, hvordan der kan foretages en hurtig og nem fremsøgning af en vare.

Det er hurtigt og nemt at foretage en søgning i Vareliste, der indtastes de ønskede søgeord i Find rude øverst i dialogen. Det er muligt at søge på følgende vareoplysninger:

• Alfanumerisk varenummer
• Kontonummer eller kontointerval
• Varebetegnelse
• Salgspris

Endvidere er det muligt at kombinere flere søgeord i samme felt eller kombinere flere søgefelter i samme søgning. For at aktivere Find skal der anvendes F5. Ctrl+F5 fjerner værdien i Find ruden/søgefelterne.

Ved kald af Varelisten er det muligt at få varebetegnelsen og/eller varenummeret med ind i Varelisten. Anvendes F4 i varenummeret i Fakturaindtastningsbilledet tages værdien i varenummer med ind i Varelisten – anvendes Ctrl+V i varenummeret i Fakturaindtastningsbilledet, tages både varenummer og varebetegnelse med ind i Varelisten.

Hvilke muligheder er der i dialogen?

I dette afsnit er beskrevet, hvilke funktioner der er tilknyttet til "Varelisten". Dialogen har flere muligheder end direkte fremsøgning af varen og overføre denne til kladden i "Fakturaindtastning". Det er muligt at fremsøge en eller flere varer og få udskrevet en liste eller slette de viste varer.

Slet varer

Sletning af varer i varekartoteket foregår i denne dialog. Varen, der ønskes slettet skal fremsøges, det gøres på same måde via søgefelterne. Når varen er fundet, anvendes funktionen Slet vare [Ctrl+Del]. Det er den vare, hvis linie er aktiv i arbejdsblokken, der bliver slettet. Der kommer en bekræft dialog, for at sikre at sletning af varen ikke sker ved et uheld.

Der er mulighed for at slette flere varer i samme arbejdsgang. Det gøres ved at foretage en markering i kolonnen "Vælg", ved de varer der ønskes slettet. Bemærk – det er de varer med markering i kolonnen "Vælg" plus aktiv linie, der bliver slettet.

Det er ikke muligt at slette varer, der er oprettet på landsniveau.

Udskriv en Vareliste

Udskrivning af en vareliste gøres i "Vareliste" via funktionen Udskriv [Ctrl+P]. Det er altid søgeresultatet der udskrives og IKKE hele varekartoteket. Hvis hele varekartoteket skal udskrives, ryddes søgefelter [Ctrl+F5], aktiver Find [F5] og Udskriv anvendes [Ctrl+P]. Ønskes der udskrevet en Vareliste for de varer med et kontointerval mellem 3000 00 – 3999 99, indtastes dette interval i søgefelterne, tryk F5 og udskrivningen kan foretages.

Ønskes der udskrevet enkelte varer eller bestemte varer, skal dette gøres ved markering i kolonnen "Vælg" i "Varelisten". Når en eller flere linier har en markering i kolonne "Vælg", tages der udgangspunkt i de varer med markeringen og den aktive linje, og det er kun disse varer der udskrives – ikke hele søgeresultatet.

Udskriftsskabelonen til "Varelisten" vælges i dialogen Stamdata faktura, som tilgås således: Menu > Ejendom > Stamdata faktura. Ændres skabelonvalget vil udskriften fremover tage udgangspunkt i den nye udskriftsskabelon.

På samme måde fungerer funktionen Vis udskrift [Ctrl+U], Data til Excel [Ctrl+X] og Ret konto.

Eksportere Varelisten til Excel

Eksport af en Vareliste gøres i "Vareliste" via funktionen Data til Excel [Ctrl+X]. Det er altid søgeresultatet, der udlæses og IKKE hele varekartoteket. Hvis hele varekartoteket skal udlæses, ryddes søge felter [Ctrl+F5] og Data til Excel anvendes [Ctrl+X]. Ønskes der eksporteret en Vareliste for de vare med et kontointerval 3100 00 – 3599 99, indtastes dette interval i søgefelterne, tryk F5 og data kan eksporteres til Excel.

Ønskes der eksporteret enkelte varer eller bestemte varer, skal dette gøres ved markering i kolonnen "Vælg" i "Varelisten" og eksporteringen foretages. Når en eller flere linjer har en markering i kolonne "Vælg", tages der udgangspunkt i de varer med markeringen og den aktive linje, og det er kun disse varer der eksporteres – ikke hele søgeresultatet.

Fakta om arbejdsblokken

I feltet Konto nr. er det muligt at kalde Kontoplanen og få hjælp til hvilket konto nr. varen skal tilknyttes, det gøres ved at trykke på F4 i feltet konto nr. i Varelisten og overfør fra Kontoplanen.

Kolonnen "Vælg" bliver anvendt til følgende funktioner:

• Vis udskrift
• Udskriv
• Data til Excel
• Ret konto

Er der IKKE markeret nogle linjer med et afkryds i "Vælg" så vælges alle vare – dvs. ingen markering i vælg er lig med markering i alle varelinier. Er der markeret en eller flere linjer med et afkryds i "Vælg", vælges den eller de markerede linjer plus den aktive linje.

Ønskes alle varer udskrevet, skal der gøres følgende:

• Ryd søgefelter i Findruden
• Anvend funktion udskriv

Alle varer i vareliste udskrives nu. Det samme gør sig gældende ved Vis udskrift, Data til Excel og Ret konto.

Endvidere bruges kolonne "Vælg" til at slette flere vare i samme arbejdsgang. Er der IKKE markeret nogle linjer med et afkryds i "Vælg", så slettes den aktive linje – dvs. den linje fokus står på i indtastningsruden. Er der markeret en eller flere linjer med en markering i "Vælg", slettes den eller de markerede linjer plus den aktive linje.

Kolonnen "Overfør" bliver anvendt til at overføre flere varer til fakturaen i samme arbejdsgang. Dvs. det er muligt at markere varen Rendegraver i kolonnen "Overfør", foretage en ny søgning og markere varen Gebyr i kolonnen "Overfør" og anvende Funktionen Overfør nederst i dialogen – nu vil både Rendegraveren og Gebyret blive overført til kladden/fakturaindtastningsbilledet.

Det er samme princip vedr. kolonnen "Overfør", som ved kolonnen "Vælg" – er der ingen markering i "Overfør" overføres den aktive linje, den linje der er i fokus. Er der en eller flere markeringer i kolonnen "Overfør", overføres de linjer der har denne markering i kolonne "Overfør" plus den aktive linje.