Ø90 – Kasseregistrering - Generelt

Kasseregistrering Generelt

Kasseregistrering bruges til indtastning af posteringer direkte fra bilag eller fra kassebogen. Det er også her der indtastes om- og rettelsesposteringer samt Intern Omsætning. I billedet kan man også se posteringer, der kommer fra dataoverførsel. 

Posteringerne bliver opdateret i skærmbilledet, og vises i den rækkefølge de er indtastet i, indtil der afstemmes, eller indtil man skifter til et andet skærmbillede. Herefter vil posteringerne blive sorteret i datoorden.

Skærmbilledet generelt

Skærmbilledet til kasseregistreringen indeholder forskellige elementer.

• En menulinje
• En værktøjslinje
• En forvalgslinje
• En indtastningsrude
• En meddelelseslinje til advarsler og fejlmeddelelser
• En blok med sumfelter.

Eksempel på skærmbillede til kasseregistrering:

Generel indtastning og redigering i billedets felter

Der gælder følgende for alle de felter i billedet, der er åbne for indtastning:

• Hvis der tastes bogstaver eller tegn i et felt, hvori der kun må tastes tal, vil indtastningen blive stoppet. Det bliver markeret af en lille ”Bip”-lyd.
• Hvis markøren vises som en lodret, blinkende streg, vil ny indtastning blive tilføjet i den udstrækning, der er plads i feltet. Hvis der ikke er plads til flere karakterer, vil indtastningen blive stoppet. Det bliver markeret af en lille ”Bip”-lyd.
  Ved brug af [Delete] slettes der én karakter til højre.
  Ved brug af [Backspace] slettes der én karakter til venstre.
• Hvis hele feltet er markeret (feltet er blåt) bliver det eksisterende indhold overskrevet
  Ved brug af [Delete] slettes feltets indhold.
  Ved brug af [Backspace] slettes feltets indhold.

Specielle indtastningsmuligheder

Kopi af ovenstående.
Brug af ”stjerne” (*) i et felt kopierer indholdet fra ovenstående felt ned til det felt der er i fokus. I kopieringen kan fortegnet vendes på kvantum og beløb, ved at indtaste ”minus stjerne” (-*).

Vis muligheder

I de lyseblå kolonner er det muligt at få vist muligheder ved hjælp af F4. F4 vil åbne en dialog, hvorfra man kan vælge fx konto.

Overspring

Overspring af felter i kasseregistrering tilrettes i dialogen ”Feltoverspring”. Dialogen vælges i menupunktet Opsætning > Overspring. [Alt] + [O] + [O]. Ud for de enkelte felter angiver man ved hjælp af Ja/Nej kode, om man ønsker at springe det pågældende felt over ved indtastning i kasseregistreringen.

Eksempel på dialog:

Menulinjen

Det er muligt at navigere rundt i hele programmet via punkterne på menulinien. Der kan springes til og fra menulinien med [Alt]- eller [F10]-tasten. I menulinien navigeres der med piletasterne eller ved hjælp af det understregede ledebogstav.

Værktøjslinjen

Værktøjslinien indeholder de mest anvendte funktioner i billedet. Den ønskede funktion kan kaldes ved at anvende genvejstasten, som står under knappen. Hvis teksten på knappen er nedtonet betyder det, at funktionen ikke kan kaldes fra det felt, der er markeret. En oversigt over alle funktioner i billedet kan ses ved at vælge menupunktet Funktioner [Alt] + [F].
Værktøjslinien kan til- og fravælges under menupunktet Vis. [Alt] + [V].

Forvalgslinjen

Nogle af oplysningerne vil være fælles for de fleste af de posteringer, der skal indtastes. Man kan nøjes med at skrive oplysningerne én gang, hvis man gør det i forvalgslinjen øverst i billedet.
Forvalgslinjen indeholder felterne:

• dag
• måned
• år
• betalingsart
• reference
• bilag
• link

Indholdet i forvalgslinjen bliver gemt på ejendommen, når brugeren forlader billedet.

Indholdet i forvalgslinjen skal afpasses i forhold til de felter der er valgt overspring på. Det giver fx ingen mening at have overspring på måned og år, hvis der i forvalgsfeltet er valgt ”ingen måned” og ”ingen år”.

Indtastningsrude / kassebog

Det er muligt at vælge mellem to opsætninger af skærmbilledet i menupunktet Opsætning. Den væsentligste forskel på de to opsætninger er kontonummerets placering, men også tekst- og typefelterne ændrer plads.

• Registrering ud fra bilag: Denne opsætning er udarbejdet, så den understøtter registrering direkte fra bilag.
• Registrering ud fra kassebog: Denne opsætning understøtter registrering ud fra kassebog.

Registrering ud fra bilag har følgende rækkefølge:

Dato
Reference
Bilag
Link
Betalingsart (betalingsart eller ajourføringskode)
Kontonummer
Posteringstekst
Hjælpetekst
Kvantum 2
Kvantum 1
Beløb
Moms
Stedkode
Produktionsgrenskode
Virksomhedskode
Personkode
Aflusningskode
Oprindelseskode (undertype)
Indberetterkode
Godkendelseskode
Ajourført af
Dato for seneste ændring,

Rækkefølgen og kolonnebredden i de to opsætninger kan ikke ændres.

Bogføring uden kontonummer

For de posteringer, hvor der ikke anføres et kontonummer er der krav om at følgende felter skal udfyldes: Dato, Betalingsart, Posteringstekst og bilagsnummer.

Dato

Datofeltet skal altid være udfyldt med dd-mm-åå. Det er muligt at vælge hel, delvis eller ingen automatisk udfyldning af feltet via forvalgslinien.

Reference

Referencefeltet er et supplerende felt til bilagsnummer. Referencefeltet består af to dele:

• En Ref.Id til forklaring af indhold,
• Et Ref.Nr. til entydig identifikation.

Det gør det muligt at forvælge f.eks. CH, hvis landmanden bruger mange checks. Forvalget i Ref.Id kommer kun med i posteringen, hvis Ref.Nr. også er udfyldt.

Alle reference markeringer kan anvendes ved søgning.

Bilagsnr.

Det er muligt at vælge automatisk udfyldning af feltet via forvalgslinien. Der er følgende valgmuligheder:

• Ingen (Manuel indtastning)
• Kopi (Kopi fra ovenstående felt)
• Ovenstående + 1 (Virker kun, hvis der er et nummer i ovenstående felt)

Betalingsart

Det er muligt at vælge automatisk udfyldning af feltet via forvalgslinien. Der er følgende valgmuligheder:
 XX (Tal fra 1 til 99) Eksisterende Betalingsart
  O (bogstavet O) Omposteringer
  R (bogstavet R) Rettelsesposteringer, Kan ikke vælges af brugere med Online login
  I  (bogstavet I) Intern omsætning
Feltet skal altid være udfyldt.
Betalingsart-dialogen kan kaldes fra feltet ved brug af [F4]. Der kan tilføjes, slettes og redigeres i betalingsarter.
Hvis man vælger knappen [Overfør] lukkes dialogen, og den betalingsart, der er markeret, bliver overført til feltet.

Link

Det er muligt at vælge automatisk udfyldning af feltet via forvalgslinien. Der er følgende valgmuligheder:

• Ingen (Manuel indtastning)
• Kopi (Kopi fra ovenstående felt)

Kontonr.

Hvis man har glemt et kontonr., kan man hente hjælp på kontoplanen ved at taste f.eks. det første ciffer (eller de to første cifre) i nummeret efterfulgt af [F4]. Så viser programmet kontoplandialogen med det første kontonummer, der begynder med det indtastede ciffer (de indtastede cifre). På den måde kan det ønskede kontonummer hurtigt søges frem. Hvis man vælger knappen [Overfør] lukkes dialogen, og det kontonummer, der er markeret, bliver overført til feltet.

Online brugere vil få vist kontoplanen, afhængig af hvordan opslag er fastlagt via opsætning.. Der er mulighed for at skifte via en radioknap, således at alle konti vises.

Find kontotekst

Et kontonummer kan findes ved hjælp afsøgning efter kontotekst.
Indtast kontotekst, eller en del heraf, i Posteringstekst feltet, og tast F4. Herved åbnes kontoplanen, og mulige konti vises i billedet. [Overfør] tager den valgte konto med tilbage til Kasseregistrering.

Du kan indtaste op til tre dele af den søgte kontotekst. Blanke adskiller de enkelte ord.

Eksempler:
Søgning efter "løn"
finder både "løn", "LØN", "Lønudgifter" og "udgifter løn".

Søgning efter "udgifter løn"
finder "Lønudgifter" og "udgifter løn" (men ikke "løn" eller "udgifter feriepenge").

Søgning efter "lønudgifter"
virker på samme måde som søgning efter "udgifter løn".

Søgning efter "løn løn"
virker på samme måde som søgning efter "løn".

Tilsvarende virker søgning efter "lønudgifter løn" som søgning efter "udgifter løn".

Hvis du indtaster flere end de tilladte tre søgeord, stopper søgningen med meddelelse "Du må højst indtaste tre søgeord i kontotekst".

Produktionsgren

Hvis man har glemt en produktionsgren, kan der hentes hjælp i produktionsgren dialogen ved at taste f.eks. det første ciffer (eller de to første cifre) i nummeret efterfulgt af [F4]. Så viser programmet produktionsgrens dialogen med den første produktionsgren, der begynder med det indtastede ciffer (de indtastede cifre). På den måde kan den ønskede produktionsgren hurtigt søges frem. Hvis man vælger knappen [Overfør] lukkes dialogen, og den produktionsgren, der er markeret, bliver overført til feltet.

Opdatering pr. linie

Kasseregistreringsbilledet opdateres pr. linie, enten når linien forlades, eller når der bruges [Enter].
Skærmbilledet er konstrueret således, at brugeren kan taste videre, selv om en linie endnu ikke er blevet opdateret. Ikke opdaterede linier vil vises med lys blå tekst i billedet.

Ved ændring af et kontonummer, der er opdateret, genoverføres de nye forvalgskoder fra kontoplanen.

Under indtastningen foregår der en løbende kartotekskontrol og aflusning af posteringerne. Hvis én eller flere posteringer falder for disse kontroller, bliver den pågældende linie rød.

Der er følgende funktioner, der ikke kan gennemføres, før fejlramte posteringer er rettet.
Kartotekskontrol Afstem kan ikke gennemføres, og billedet kan ikke forlades.
Aflusning Tjek kan ikke gennemføres.

Sumfelter til venstre

Sumfelterne i venstre side beregnes løbende, og viser den beregnede saldo på de anvendte betalingsarter frem til seneste postering.

Sumfelter til højre

Sumfelterne i højre side skal aktiveres med funktionen ”vis sum” F11.

Sum bilag og reference nummer

Ved brug af ”vis sum” F11 beregnes summen for det bilag og det referencenummer, som er i fokus i skærmbilledet.
Periodevalget har stor betydning. Hvis der er valgt en opgørelsesperiode (periode vises i titellinien), så er det bilagsnummer og referencenummer inden for denne periode der vises. Hvis der derimod er valgt kasseregistrering, så vises bilag og referencenummer i posteringer fra nyeste primostatus.

Ved rettelser, eller hvis du indtaster flere posteringer, skal sumfelterne beregnes igen, ved tryk på [F11].

Betalingsart sum

Beregningen ved ”vis sum” foretages på alle posteringerne på den valgte betalingsart til og med den postering, som er markeret. Hermed er det fx muligt at følge bevægelserne på et kontoudtog, hvis man skal have fundet en afstemningsfejl.

Bemærk: Posteringer dannet via kontokoblinger (og I/S-posteringer), vises som de sidste posteringer på datoen, og dermed indgår de ikke i ovennævnte saldo. Afstemning til kontoudtog er derfor ikke mulig, før man stiller sig på sidste postering på bogføringsdatoen, og alle posteringer derfor er med.

Bemærk også, at sum på betalingsart på posteringer fra kontokoblinger kun fungerer korrekt, når billedet er opfrisket fx efter skift til opgavevalg, eller efter afstemning.

Initialer for seneste ændring

I kasseregistrering bliver det registreret på posteringen, hvem der sidst har ændret i indholdet og hvornår ændringen er foretaget. Markeringen kan anvendes i forbindelse med søgning, hvor man kan søge på initialer, eller forskellig fra initialer. Herved kan feltet anvendes som mulig fejlfinding.

Regnemaskine i kasseregistrering

Regnemaskinen kan kaldes fra beløbsfelter og kvantumsfelter med Ctrl + [Enter]. Et allerede indtastet beløb  eller kvantum overføres til regnemaskinen. I regnemaskinen kan de gængse regnearter anvendes (gange, division, plus og minus) Hvis memory skal anvendes, skal musen benyttes.

Resultatet vises i displayet på regnemaskinen, og overføres til feltet ved hjælp af [Enter].

Første gang man taster [Enter] svarer det til ”=”, anden gang man taster [Enter] svarer det til ”Overfør”. Når regnemaskinen aktiveres ændres betydningen af nogle taster i det numeriske tastatur i forhold til det normale for Ø90. Ændringen omfatter følgende taster, som i regnemaskinen har betydningen:

[/] division
 [*] gange
 [+] plus
 [Ctrl] + [C] Slet

Hvad indeholder de enkelte felter i skærmbilledet? 

I oversigten nedenfor ser du, hvilke oplysninger der er i de enkelte kolonner.