Ø90 – Kreds - Legalisering

Legalisering

Legaliseringsbilledet er kun tilgængeligt for Ø90- og fagkredsansvarlige. Billedet anvendes til legalisering af kontorets medarbejdere, der skal have adgang til Ø90 – samt til legalisering af kunder, der skal have adgang til Ø90 enten som direkte bruger af en enkelt ejendom, eller som skal kunne indtaste deres statusseddel via en internetside.

Billedet anvendes til legalisering af kontorets medarbejdere, der skal have adgang til Ø90 – samt til legalisering af kunder, der skal have adgang til Ø90 enten som direkte bruger af en enkelt ejendom, eller som skal kunne indtaste deres statusseddel via en internetside (kommer først senere).

I finder billedet ved at logge på Ø90 som kredsansvarlig og gå til:
 
Menu > Administration > Legalisering [Alt+M+D+L].
 
I legaliseringsbilledet tildeles de personer, der skal have adgang til Ø90:

• Et Bruger-ID
• En adgangskode (midlertidig)
• Evt. indskrænkede rettigheder med en brugertype

Bruger-ID

Bruger-ID skal bestå af bogstaver og tal. Den er i princippet delt i to dele. Den første del identificerer kontorets kreds i Ø90, og den anden del identificerer den enkelte medarbejder eller kunde.
 
For det enkelte kontor skal hver medarbejder (og kunde) kunne identificeres via den sidste del af Bruger-ID. Det vil sige det, der i legaliseringsbilledet kaldes Person-ID. Ø90 vil ved oprettelse og rettelse af Person-ID kontrollere, at der ikke findes mere end en person pr. kontor med de samme initialer i Person-ID.

Adgangskode

Adgangskoden (password), der tildeles brugeren ved oprettelse er midlertidig. Første gang brugeren logger på, efter at der er tildelt en ny adgangskode, kommer der et krav om at skifte koden.
 
Adgangskoden kan bestå af bogstaver og tal. Koden skal være på mindst 6 tegn og maksimalt  8 tegn.

Adgangskoden (password) skal skiftes med jævne mellemrum. Ø90 varsler nogle dage i forvejen, når det er tid til at skifte til ny adgangskode.
 
Når den ny adgangskode laves, gennemføres der en sammenligning, så det ikke er muligt at genbruge de to tidligere anvendte adgangskoder, og at der ikke er for stort sammenfald mellem disse.
 
Fristerne for skift af adgangskode er forskellig afhængig af, hvor meget der er adgang til for den enkelte bruger:

• For enkeltejendomsbrugere kræves adgangskoden skiftet mindst en gang for hver 60 måneder
• For kontorets medarbejdere kræves adgangskoden skiftet mindst en gang for hver 6 måneder
• For de Ø90- og fagkredsansvarlige kræves adgangskoden skiftet mindst en gang for hver 3 måneder

Hvis et Bruger-ID bliver blokeret, kan de kredsansvarlige for Ø90 altid indtaste en ny midlertidig adgangskode. Dette forekommer typisk i følgende situationer:

• Brugeren har glemt sin adgangskode
• Bruger-ID er blevet blokeret på grund af, at der er tastet en forkert kode tre gange i træk

Brugers navn

Brugerens navn kan valgfrit indtastes. For enkeltejendomsbrugere (kunder) vises det navn, der er registreret i stamdata. Det anbefales altid at indtaste navn for medarbejderne for at undgå fejltagelser ved senere rettelser af adgangskode og eventuel senere sletning af Bruger-ID (f.eks. når personale rejser).

Mailadresse

Det anbefales altid at oprette en mailadresse for alle Bruger-ID, da det er denne mailadresse PDF-print automatisk sendes til, når knappen ”PDF-mail” i billedet ”Udskriftsoversigt” bruges i Ø90.

Hvis ikke der er en mailadresse, vil der komme en fejltekst herom.

Bruger-ID m.m. for regnskabskontorets medarbejdere

Bruger-ID for regnskabskontorets medarbejdere er sammensat af et Kreds-ID på tre tegn (bogstaver/tal), og et Person-ID på tre-fire tegn (bogstaver/tal). Det vil sige, at den samlede identifikation af en medarbejder er på seks-syv tegn (bogstaver/tal).

Bruger-ID m.m. for fagkontorets medarbejdere

Bruger-ID for fagkontorets medarbejdere er sammensat af et Kreds-ID på fem tegn (bogstaver/tal) og et Person-ID på tre tegn (bogstaver/tal). Det vil sige, at den samlede identifikation af en medarbejder er på otte tegn (bogstaver/tal).
 

Bruger-ID m.m. for enkeltejendomsbrugere (Kunder)

Bruger-ID for enkeltejendomsbrugere er konstrueret af en Kreds-ID på fire tegn (bogstaver/tal), og en Person-ID på fem-seks tegn (bogstaver/tal). Det vil sige, at den samlede identifikation af en enkeltejendomsbruger er på 9-10 tegn (bogstaver/tal).
 

 
 

Ud over Bruger-ID og adgangskode skal der også for enkeltejendomsbrugere altid angives et Ø90-ejendomsnummer, der skal være oprettet i Ø90 og vælges den rette brugertype. 

Bruger-ID m.m. for et andet regnskabskontors medarbejdere

I kan komme i den situation, at en medarbejder fra et andet regnskabskontor f.eks. skal lave budget og/eller opfølgning på en ejendom fra jeres regnskabskontor. Dette er muligt ved at lave en legalisering, som til en enkeltejendomsbrugere (kunder), og så tildele den brugertype der passer.

Blanket til Ø90- og fagkredsansvarlige

Legalisering af Ø90- og fagkredsansvarlige kan kun gennemføres af medarbejdere på SEGES.
 
Arbejdsgang:

Tildeling af ny Kreds adgangskode, hvis den gamle er blevet glemt eller låst, kan håndteres pr. telefon og mail.
Oprettelse af nye Ø90-kredsansvarlige kræver skriftlig tilladelse og svar.
Sletning af hidtidige Ø90-kredsansvarlige kan håndteres pr. mail.

Bilag til ovenstående skriftlige tilladelser til fagkredsansvarlig er vedhæftet nedenfor.

Brug af legaliseringsbilledet
 

Ny [ctrl+Y]

Funktionen ”Ny” kan anvendes ved oprettelse af ”Ny medarbejder” og ”Ny kunde/fagkonsulent”. Der kan også indtastes i blanke linjer nederst i billedet.

Inaktive / fejlramte brugere [alt+v+i]

Funktionen ”Vis – Inaktive / fejlramte brugere” fremsøger de brugere, der enten ikke har brugt deres Bruger-ID og adgangskode i en længere periode – fx medarbejdere der er flyttet, eller de brugere der har tastet forkert adgangskode mere end tre gange.

Bemærk at man kun kan vende tilbage til normal visning ved at forlade Legaliseringsbilledet – og så vælge det igen via menu.

Slet [ctrl+del]

Funktionen ”Rediger – Slet bruger” sletter alt i legaliseringsbilledet, for den markerede BrugerID i indtastningsruden.

Bemærk at brugeren slettes uden advarsel – der kan ikke fortrydes.
 
Brugertyper:
 Oversigt over brugertyper og Beskrivelse:

Adgang til ejendom:

Kunder der skal have adgang til flere ejendomme f.eks. I/S kan kobles sammen, så man kun behøver en kode for at nå alle ejendomme. 

Fagkonsulenter der skal have adgang til budgettet på de ejendomme, som økonomikontoret legaliseret dem til. Det kræver formelt et skriftligt samtykke fra landmanden. SEGES har udarbejdet en blanketter – se nederst.

For at undgå abonnementsopkrævning skal vedhæftede blanket udfyldes og indsendes til O90support@seges.dk

Valglinje

 I valglinjen er der følgende muligheder:
 
Gå til – Person ID [ALT+P]
Den ønskede Person ID skal indtastes efterfulgt af [Enter] 
Ved søgning, vises resultatet i øverste linje i indtastningsruden.
 
Gå til – Ejendom-nr. [ALT+N]
Det ønskede Ejendom-nr. skal indtastes efterfulgt af [Enter] 

Ved søgning vises resultatet ved, at fokus er flyttet til korrekt linje i indtastningsruden.

I valglinjen er der desuden kvittering for følgende:
 
Service tilladt fra:
Der er ved afkrydsning kvitteret for om Landscentret (VFL) og/eller IBM har adgang til at yde Online-service for regnskabskontorets ejendomme. Ændringer kræver skriftlig fremsendelse af – eller tilbagekaldelse af servicefuldmagt.

Niveau:
Der er ved markering i knapperne markeret hvilket niveau, der er adgang til at rette fra

Legaliseringsrude (indtastningsrude)

Sortering:
Det er muligt at sortere i billedet ved at klikke på overskriften på den enkelte kolonne, efter alfabetetiske eller numeriskes regler.
 
Denne sortering gemmes ikke, når billedet forlades.

Blanketter til samtykke og legalisering

Medarbejdere på anden kreds, der skal have adgang til ejendommen - Tro og love erklæring PDF

Fagkonsulenter, der skal have adgang til budgettet - Blanket for samtykket

Kreds - legalisering kredsansvarlig blanket

Kreds - fagkontor legalisering blanket