Ø90 – Udlæs data - Kom godt i gang

På Kredsniveau

1. Definer feltseparatorer til forskellige datatyper i Opsætning udlæs data
2. Definer eksportfiltre til forskellige formål i Udlæs data

Eksportfilter

Anvend et eksportfilter oprettet på lands- eller kredsniveau.

Hvis der ikke findes et eksportfilter, der passer til den måde du ønsker at få data udlæst på, så skal der først oprettes et eksportfilter.

Opret nyt eksportfilter med tilhørende formater til de forskellige datatyper

Et nyt filter oprettes i billedet Opsætning udlæs data  [Alt] + [M] + [M] + [P] på denne måde:

1. Angiv navnet på det eksportfilter du vil oprette (fx Data til kredsanalyser)
2. Vælg hvilken datatype du vil definere indholdet for (start med kasseregistrering)
3. Angiv hvilke feltafgrænsninger du vil benytte når der skal udlæses kassedata, datoformat, feltseparator, decimalseparator, tusindtalsseparator og fortegn.
4. Skift til næste datatype (fx efterposteriger) og vælg hvilke separatorer du ønsker at anvende.
5. Fortsæt med de resterende datatyper
6. Slut af med at gemme eksportfiltret.

Udlæs skabelon

Start Udlæs data første gang på en ejendom på følgende måde [Alt] + [M] + [M] + [U]:

1. Vælg en Udlæs skabelon fra lands- / kredsniveau med [F4] fra feltet Udlæsskabelon
2. I feltet Eksportfilter vælges F4, og du vælger hvilket format du vil benytte.
3. Skift til datatype, og vælg hvilke data du ønsker udlæst
4. Gem valget ved [Ctrl] +  [M] (her gemmes indholdet som en udlæsskabelon)

Opret en ny Udlæs skabelon

Start Udlæs data på følgende måde [Alt] + [M] + [M] + [U]:

1. Skriv navnet på det valg som du ønsker (fx Kredsanalyser) i feltet Udlæsskabelon
2. I feltet Eksportfilter vælges F4, og du vælger hvilket format du vil benytte.
3. Skift til datatype, og vælg hvilke data du ønsker udlæst
4. Gem valget ved [Ctrl] +  [M] (her gemmes indholdet som en udlæsskabelon)

Udlæs data

Når der er oprettet en udlæs skabelon kan data udlæses.

1. Vælg ejendom som skal have udlæst data
2. Fra Menu vælges Administration > Udlæs data [Alt] + [M] + [M] + [U]
3. Hvis indholdet i skabelonen passer, kan den benyttes som den er, ellers opret en ny skabelon.
4. Kontroller periode og kontointerval og vælg regnskabstype og specifiktaion
5. Vælg udlæs. Vælg udlæs, enten til PC ([Alt] + [F] + [P]) eller vælg udlæs til mail ([Alt] + [F] + [D]. Vælger du mail, så sendes der en mail til den mailadresse som er tilknyttet din bruger login. Vælger du pc, så åbner en dialog, hvor du skal vælge hvilket drev og mappe du vil gemme filen i. (filnavnet kan ikke ændres)
6. Herefter får du en kvittering for at data er gemt/afsendt i meddelelsesfeltet.

Indlæs data i Excel

Data kan indlæses i et regneark, fx Excel. Her er det vigtigt at feltseparator svarer til den separator der er valgt ved udlæs data.

Eksempel:
I Excel vælges Åben med [Ctrl + O] og filtype sættes til "alle filer" 

Vælg fil og følg guiden:

Ret Filoprindelse til "1252 : Vesteuropæisk (Windows) *
Vælg Næste 

Vælg Semikolon
Vælg Næste

Vælg Udfør

Kontroller resultatet.

* Valg af filoprindelse er vigtig for at få indlæst data korrekt, Hvis det er et andet format der anvendes, så er der fare for at fx æ,ø å i posteringstekster kan forveksles med den valgte feltseparator, og dermed kan kolonneindholdet forskubbe sig. Kontroller derfor efter indlæsning, om indholdet i de enkelte kolonner ser korrekt ud. 

Dataformater og indhold i filer fra Ø90

I dette afsnit er det beskrevet hvilke oplysninger der udskrives fra Ø90, og i hvilken rækkefølge data findes i filen.

Kasseregistrering

Filnavn: Krs-ejd-kasse-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok

Indhold i filen:

Efterposteringer

Filnavn: Krs-ejd-efterposterigner-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok

Indhold i filen:

Status posteringer

Filnavn: Statusposterigner: Krs-ejd-statusposteringer-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok
Statusposteringer, primo: Krs-ejd-statusprimo-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok

Indhold i filen:

Interne posteringer

Filnavn: Krs-ejd-interne-posteringer-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok

Indhold i filen:

Supplerende oplysninger

Filnavn: Supl. opl 501 årsrapport: Krs-ejd-supplerende-oplysninger-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok
Navnet "501 årsrapport" afhænger af hvilken bestilling der er gennemført. 

Indhold i filen: